إعدادات رحلات (مهمة) العمل

تعريف السياسات الخاصة برحلات العمل

من المعروف أن لكل منشأة سياسة ، أو عدة سياسات خاصة بها ، فيما يتعلق برحلات العمل ( الإنتدابات ) ، سواء كانت داخل المملكة أو خارج المملكة .

أولاً: تعريف وإضافة السياسات الخاصة برحلات العمل

من أجل الإستفادة من خاصية أتتمة عملية إحتساب مخالصات رحلات العمل أو الإنتدابات على نظام جسر ، يلزم أولا على مشرف النظام أو الشخص صاحب الصلاحية ، تعريف وإضافة سياسة المنشأة الخاصة برحلات العمل ، من خلال اتباع الخطوات التالية:

• توجه إلى صفحة الإعدادات
• من القائمة الجانبية مسير الرواتب ، يتم إختيار "مكونات الرواتب"
• انتقل إلى "مصاريف أخرى"
• انتقل إلى "رحلة عمل"
• اضغط على خيار إضافة سياسة جديدة
• ضع اسم لهذه السياسة
• حدد طريقة إحتساب مبلغ الإنتداب الخاص بالسكن أو الإقامة اليومي ، الذي سيتم صرفه للموظف ليتم الإحتساب باليوم أو بالليلة.

مع التنويه إلى أنه :

• عند اختيار حساب عدد أيام الإقامة باليوم : سيكون حساب مبلغ الإقامة أو السكن الإجمالي ، مطابق لقيمة مبلغ السكن اليومي مضروباً ف عدد الأيام التي تقدم بطلبها الموظف في طلب مهمة العمل.
• عند اختيار حساب عدد أيام الإقامة بالليلة : سيكون حساب مبلغ الإقامة أو السكن الإجمالي ، يشمل قيمة مبلغ السكن اليومي مضروباً ف عدد الأيام التي تقدم بطلبها الموظف بأقل بيوم واحد.

على سبيل المثال : منشأة لديها سياسة للرحلات الداخلية كالتالي :

( مبلغ الإقامة اليومية أو السكن لكل يوم 500 ريال + مبلغ وسائل النقل لكل يوم 300 ريال + مبلغ الطعام لكل يوم 200 ريال ) => الإجمالي = 1000 ريال

وقام موظف بتقديم طلب مهمة عمل لمدة 5 أيام

1- في حال كانت سياسة إحتساب عدد أيام الإقامة أو السكن باليوم فسيكون كامل مبلغ مخالصة رحلة العمل = 5000 ريال

2- في حال كانت سياسة إحتساب عدد أيام الإقامة أو السكن بالليلة فسيكون كامل مبلغ مخالصة رحلة العمل = 4500 ريال ( سيتم حساب مبلغ الإقامة اليومية لـ 4 ليال فقط وليست 5 أيام )

ثانياً- تعريف وجهات السفر :

ضمن خطوات إضافة سياسة رحلة العمل التي تخص المنشأة ، يلزم تحديد وجهات السفر وتعريف المدن التي يتم انتداب الموظفين إليها بشكل كامل .

وذلك عن طريق الخيار ( وجهة ) ، ومن ثم الضغط على خيار إضافة وجهة ، لإنشاء وجهة جديدة ، ثم الضغط على خيار حفظ.

مع التنويه : يمكن إضافة مدن متفرقة داخل المملكة أو خارج المملكة بطريقة تفصيلية ( الرياض ، جدة ، الدمام ، دبي ، القاهرة .. إلخ ). 

ثالثاً- تعريف مبالغ الإنتداب اليومية لوجهات السفر :

• يلزم على مشرف النظام تعريف مبلغ الإقامة اليومية أو السكن + مبلغ وسائل النقل + مبلغ الطعام لكل يوم إن وجدت ) بحسب سياسة المنشأة ، لكل وجهة تابعة لكل سياسة ، من خلال الضغط على أيقونة القلم أمام كل وجهة. 

تنويه :

• في حال وجود أكثر من سياسة لدى المنشأة لمهمات العمل ( سياسة للمدراء وسياسة أخرى للموظفين ، او عدة سياسات بناء على الدرجات الوظيفية .. إلخ.
  • بإمكان مشرف النظام من تعريف أكثر من سياسة عن طريق خيار ( إضافة سياسة جديدة ) ووضع اسم خاص لكل سياسة بالإضافة الى اختيار الموظفين الذين تنطبق عليهم السياسة وتعيين الوجهات ، وأخيراً تعريف مبالغ اليومية لكل وجهة.

• في حال رغبة مشرف النظام باستثناء بعض الموظفين ، بحيث يتم ( إخفاء خيار تقديم طلب رحلة عمل عنهم في تطبيق الخدمة الذاتية ) فيلزم استبعادهم من قائمة الموظفين المختارين وعدم تعيينهم على أي سياسة.