تحتاج العديد من الشركات أن تمر عملية تقييمات الموظفين بها إلى موافقات متعددة المستويات قبل اعتمادها نهائيًا وإرسالها إلى الموظفين. وذلك لضمان إشراك جميع الأطراف المعنية في الشركة — بما في ذلك الموارد البشرية، ورؤساء الأقسام، والتنفيذيين — في الإشراف على التقييم.
مع وجود إمكانية على النظام لإضافة سلسلة موافقات تسمح بتعيين مسؤولين محددين (مدير قسم، مدير فرع،...) للموافقة على التقييمات الخاصة بالموظفين قبل إرسالها، سيضمن ذلك مزيد من:
- الكفاءة
- الشفافية
إعداد سلسلة موافقات للتقييمات
يتمكن المسؤولون الذين لديهم صلاحية "عرض طلبات الأداء" - والتي تسمح بالوصول إلى طلبات مراجعة الأداء وعرض الموافقات المتعلقة بها- من إعداد سلسلة موافقات لتقييمات الأداء من إعدادات النظام، مع تحديد المسؤولين الذي يجب عليهم مراجعة التقييم والموافقة عليه قبل اعتماده النهائي وإرساله للموظفين.
تشمل قائمة الموافقين في السلسلة، أدوار مثل المدير المباشر، ورئيس القسم، ومدير الأداء، ليتم تعيينهم بأي ترتيب يختاره المسؤول.
خطوات إعداد سلسلة الموافقات للتقييم:
- من الإعدادات> الطلبات> مراجعة التقييم
عند اختيار "مراجعة التقييم"، ستجد سلسلة موافقات افتراضية منشأة من النظام، وإعدادات هذه السلسلة معدّة لكل أنواع نماذج التقييم، ومسؤول الموافقة بها معيّن "مشرف نظام الأداء" بشكل افتراضي. ولكن لا يوجد أي موظفين مختارين لتطبيق سياسة الموافقة عليهم، لذلك لن تكون هذه السلسلة فعّالة على التقييمات حتى يتم تحديد الموظفين التي تُطبق عليهم سلسلة الموافقات.
- في حالة الرغبة في التعديل على السلسلة الافتراضية، اضغط على أيقونة التعديل.
- عند فتح سلسلة الموافقة، يمكنك تعديل:
- اسم سلسلة الموافقات
- نوع النموذج: وذلك يسمح بتحديد أنواع النماذج التي ستنطبق عليها سلسلة الموافقات، أو تحديد الكل لتنطبق السلسلة على كل أنواع نماذج التقييم.
- تحديد الموظفين الذين ستنطبق عليهم السياسة: إما جميع موظفي الشركة، أو مجموعات معينة من الموظفين، أو اختيار موظفين محددين تُطبق عليهم السياسة.
- تعيين مسؤولين الموافقات: اختيار حتى 6 مسؤولين في سلسلة الموافقات، يتم الاختيار من الأدوار المتاحة (مدير مباشر، مدير قسم،....)
إضافة سلسلة موافقات
- لإضافة سلسلة موافقات جديدة، من نفس النافذة اضغط على "اضافة سلسلة موافقات". يجب ملأ الحقول المطلوبة، ثم الضغط على "إضافة".
ملاحظة:
عند اختيار أحد مسؤولي الموافقة ليكون في نفس الوقت هو المراجع الأساسي لنظام الأداء، يُظهر النظام هذه المعلومة للمستخدم. مع العلم أن في هذه الحالة تعتبر موافقة هذا المسؤول تلقائية من النظام، بإعتباره المراجع الأساسي الذي أضاف التقييم ولا يحتاج إلى موافقة على تقييمه.
مثال:
المراجع الأساسي لنظام الأداء المعيّن على نظام جسر هو "المدير المباشر"، في هذه الحالة عند اختيار أحد مسؤولي الموافقة أن يكون "مدير مباشر". يُظهر النظام تنبيه أن "مسؤول الموافقة هو المراجع الأساسي أيضا". حتى يتمكن المشرف من تغيير مسؤول الموافقة إلى أي دور آخر "مدير القسم، مدير الفرع،..." في حالة عدم الرغبة في أن يكون المراجع الأساسي ضمن سلسلة الموافقات على التقييم.
عملية الموافقة على التقييم من جانب المسؤولين
- عند تقديم القائم بالتقييم التقييمات الخاصة بالموظفين، لن يتم مشاركته فورًا مع الموظف. بل سينتقل خلال سلسلة الموافقات المحددة.
- قبل إرسال التقييمات، يُظهر النظام رسالة توضح أن التقييم سيكون قيد الإنتظار حتى يتم الموافقة من قبل مسؤولي الموافقة.
-
إشعار مسؤولي الموافقة بطلبات المراجعة
1. بعد الضغط على "إرسال التقييم"، سيرسل النظام تنبيه من خلال إشعار في الويب للموظف المسؤول في سلسلة الموافقات ليتمكن من مراجعة التقييم. بالضغط على الإشعار، يأخذك النظام مباشرة إلى صفحة تقييم الموظف لمراجعته.
2. في قائمة "اعتماداتي" من نافذة "الطلبات"، يتم أيضا إضافة طلب المراجعة. وبالضغط عليه يتم التحويل إلى صفحة التقييم للمراجعة.
3. من خلال نموذج التقييم في نظام الأداء، يمكن أيضا القيام بالمراجعة من خلال فتح ملف الموظف الذي سيتم مراجعة تقييمه.
- ومن خلال أي من الطرق السابقة لبدء مراجعة التقييم، سيتمكن مسؤول الموافقة من اتخاذ أحد الإجراءين التاليين:
-الموافقة: يُنقل التقييم إلى المسؤول التالي، أو يُعتمد نهائيًا إذا كان هو الأخير في الدورة ويتم المشاركة مع الموظف.
- إعادة التنشيط: يُعاد التقييم إلى المراجع الأساسي لإعادة التقييم، مع إضافة تعليق إجباري يوضح سبب الإعادة.
ملحوظة:
في حالة إعادة التنشيط، يقوم المراجع الأساسي بتقييم الموظف مرة أخرى ويمر التقييم بنفس سلسلة الموافقات حتى يتم اعتماده.
ملحوظة:
- يتم تخطي خطوة الموافقة إذا لم يكن المنصب معين به أحد الموظفين على النظام. وأثناء تقييم المراجع الأساسي للموظفين، يُظهر النظام رسالة تأكيدية له بسلسلة الموافقات التي سيمر بها التقييم، متضمنة الموظفين المسؤولين، وفي حالة عدم وجود موظف معيّن بعد في أحد هذه الأدوار يتم توضيح ذلك أيضا.
بمعنى، إذا كان المسؤول عن الموافقة في سلسلة الموافقات هو "مدير الفرع"، وكان مدير الفرع الخاص بالموظفين المضافين في نموذج التقييم غير معيّن بعد على النظام. في هذه الحالة، يتخطى النظام الخطوة تلقائيا، سواء بالانتقال للمسؤول التالي في سلسلة الموافقات إن وجد، أو اعتماد التقييم بناءًا على موافقة المسؤول الأول في سلسلة الموافقات أو بناء على موافقة المراجع فقط ومشاركتها مباشرة مع الموظفين.
- بمجرد الموافقة على التقييم من قبل المسؤول عن المراجعة، تتحول حالة الموظف داخل نموذج التقييم ليكون "باللون الأخضر". والموظف الذي لم يتم اعتماد تقييمه من المسؤول، تكون حالته في الانتظار.
ملحوظة:
- يستطيع المستخدم بصلاحية "إدارة الأداء" من القيام بإتمام النموذج حتى لو لم يقوم مسؤولي الموافقة في سلسلة الموافقات بمراجعة التقييم وقبوله أو إعادة تنشيطه.
قسم "سلسلة الموافقات والتعليقات"
يوجد قسم مخصص داخل ملف الموظف المضاف في نموذج التقييم بإسم "سلسلة الموافقات والتعليقات" يعرض ما يلي:
-
قائمة المسؤولين عن الموافقات، تتضمن الاسم والمسمى الوظيفي وحالة الموافقة.
-
التعليقات التي أضافها المسؤولون، بما في ذلك وقت التعليق، والإجراء المتخذ (الموافقة أو إعادة التنشيط).
ملاحظة:
- هذا القسم يظهر فقط للمستخدمين الذين لديهم صلاحية عرض طلبات الأداء، وهو مخفي عن الموظفين بدون هذه الصلاحية.
- حتى الموظفون الذين يملكون صلاحية عرض طلبات الأداء لن يتمكنوا من رؤية هذا القسم إذا كانوا مُدرجين في نموذج تقييم الأداء ليتم تقييمهم.
اعتماد التقييم وإشعار الموظف
- في حال موافقة آخر مسؤول تقييم، يتم اعتبار التقييم مكتملًا ويُصبح مرئيًا للموظف.
- سيتلقى الموظف إشعارًا عبر البريد الإلكتروني بأن تقييمه قد تم اعتماده نهائيًا.
استخراج تقرير PDF مع تفاصيل الموافقات
يمكن للمستخدمين الذين لديهم صلاحيات عرض طلبات الأداء تحميل الملف الخاص بتقييم الموظف بصيغة PDF، بما في ذلك قائمة المسؤولين وحالاتهم (الموافقة مع التوقيت، قيد الانتظار، أو لم يبدأ بعد في سلسلة الموافقات). وبذلك يكون التقرير معتمد ويتضمن أسماء الموظفين المسؤولين دون الحاجة إلى توقيعه يدويًا بعد ذلك.
- من داخل ملف الموظف (تم تقييمه) داخل نموذج التقييم، اضغط على "تحميل التقرير بصيغة PDF".
- يسمح التقرير بتحديد ما إذا كان سيتم تضمين الأجزاء الغير مرئية للموظف أم لا من خلال زر التفعيل.
- عند تحميله، يكون التقرير بهذا الشكل ويتضمن كل معلومات الموظف وتقييمه، ومسؤولي الموافقة الذين اعتمدوا هذا التقييم.
تعليقات
لا توجد تعليقات
الرجاء تسجيل الدخول لترك تعليق.