دليل المستخدم عن الربط المحاسبي

ٍ

ما هو الربط المحاسبي؟

عملية الربط المحاسبي هي ميزة تسمح لك بربط نظام جسر للموارد البشرية بالنظام المحاسبي. يهدف الربط المحاسبي إلى أتمتة تبادل البيانات المالية بين النظامين وتبادل المعلومات المحاسبية بشكل مباشر وتلقائي.

حقائق مهمة حول أهمية الربط المحاسبي

• يمكن للربط المحاسبي أن يوفر للشركات حوالي 70٪ من الوقت الضائع في المهام المحاسبية اليدوية.
• يساعد الربط المحاسبي على تقليل الأخطاء المحاسبية وتحسين كفاءة العمليات بنسبة 30٪ وأكثر.

الفوائد المرجوة من الربط المحاسبي في إدارة مسير الرواتب وإدارة الموارد البشرية ككل

• أتمتة إنشاء قيود الرواتب: بدلاً من إدخال قيود الرواتب يدويًا في النظام المحاسبي، يقوم الربط المحاسبي بإنشائها تلقائيًا من نظام جسر.
• مزامنة البيانات: يتم مزامنة بيانات الموظفين والتغييرات التي تطرأ عليها بين النظامين، مما يضمن دقة البيانات في كلا النظامين.
• تقليل الأخطاء: تقلل الأتمتة من خطر حدوث أخطاء ناتجة عن الإدخال اليدوي للبيانات.
• تحسين كفاءة سير العمل: توفر أتمتة تبادل البيانات المالية بين النظامين وقتًا وجهدًا كبيرين، مما يسمح لك بالتركيز على مهام أخرى أكثر أهمية.
• الحصول على رؤية شاملة: يمنحك الربط المحاسبي رؤية شاملة لبيانات الموارد البشرية والبيانات المالية في مكان واحد.

أشهر الأنظمة المحاسبية التي يمكنها الربط المحاسبي مع جسر

• أودو Odoo
• ساب بيزنس وان SAP Business One
• أوراكل نت سويت Oracle NetSuite
• كويك بوكس QuickBooks
• زيرو المحاسبي Xero
• زوهو بوكس Zoho Books
• مايكروسوفت Microsoft Dynamics Finance
• مايكروسوفت Microsoft Dynamics 365 - Business Central
• قيود Qoyod
• ساب اس 4 هانا SAP S/4HANA
• أوراكل فيوجن Oracle Fusion

كيفية عمل الربط المحاسبي؟

قبل البدء في خطوات الربط المحاسبي يجب على المستخدم التأكد من المتطلبات الأساسية للربط مع النظام المحاسبي متوفرة مثل: الأذونات، والصلاحيات، والإعدادات، ...وغيرها، ويمكن للمستخدم الاطلاع على المتطلبات لكل نظام من خلال قراءة مقالات متطلبات تفعيل مع النظام المحاسبي (اسم النظام) من هنا.

ملحوظة: يجب على المستخدم الذي سيقوم بتفعيل عملية الربط المحاسبي، أن يكون له صلاحية "إدارة الربط والتطبيقات" من نظام جسر.

بعد حصول العميل على متطلبات الربط المحاسبي، يمكنه إجراء خطوات تفعيل الربط المحاسبي بين نظامه المحاسبي ونظام جسر للموارد البشرية بسهولة، وتعتبر مراحل الربط المحاسبي التي يمر بها العميل في نظام جسر، مراحل ثابتة لا تختلف أياً كان النظام المحاسبي عند العميل، حيث يقوم النظام بتوجيه المستخدم إلى شاشة بدء عملية الربط المحاسبي الفعلي بعد تفعيل الربط مع النظام المحاسبي، ويقوم المستخدم بإتمام المراحل مثل:

ربط الشركات الفرعية:

تعتبر خطوة ربط الشركات الفرعية من أولى الخطوات في عملية الربط المحاسبي بشكل فعلي، حيث تظهر في هذه الشاشة الشركات الفرعية الخاصة بالعميل في النظام المحاسبي، ليقوم باختيار الشركات المراد ربطها مع نظام جسر للموارد البشرية.

وبعد النقر على "التالي" تظهر هذه الشاشة التي تطلب من العميل بربط الشركات الفرعية المتواجدة في النظام المحاسبي مع ما يقابلها في جسر من وحدات العمل.

وفي حال عدم الرغبة بإستخدام وحدات العمل المعرفة في جسر كشركات فرعية، يمكن للمستخدم باختيار شركة فرعية مخصصة لإنشائها، وإضافة الموظفين للشركة الفرعية.

ملحوظة: بعض الأنظمة المحاسبية في عملية الربط يتطلب أن يكون للعميل شركة فرعية واحدة على الأقل، ويعتبر الحل في هذه الحالة أنه يمكنه ربط الشركة الخاصة به (في النظام المحاسبي) ب شركة فرعية مخصصة (في نظام جسر) ثم إضافة الموظفين على الشركة المخصصة من خلال تبويب "الموظفين أو في مرحلة "توزيع الموظفين".

وفيما يلي الأنظمة التي تدعم للمستخدم إضافة الشركات الفرعية في النظام، وفي العمود الآخر توضيح للأنظمة التي تجبر المستخدم على إضافة شركة فرعية واحدة على الأقل بها أثناء عملية الربط.

ربط مراكز التكلفة:

بعد ربط الشركات الفرعية يقوم المستخدم بربط نوع مراكز التكلفة المستخدمة في النظام المحاسبي التي يمكن للمستخدم من خلالها تتبع تكاليف الموظفين بها وربطها مع جسر، وفي حال لا تستخدم مراكز التكلفة يرجى تحديد خيار "لا استخدم مراكز التكلفة".

يقوم المستخدم بربط نوع مركز تكلفة MS Dynamics Finance & Operation مع ما يقابلها في جسر من (مواقع، مناطق، إدارات، أقسام)، في حال لا تستخدم هذه التصنيفات يرجى تحديد خيار مركز تكلفة مخصص.

ملحوظة: بعض الأنظمة المحاسبية في عملية الربط تتيح إمكانية إضافة مراكز التكلفة، وبعض الأنظمة توفر مراكز تكلفة ثابتة في النظام، وبعض الأنظمة تظهر مراكز التكلفة باسم محدد على سبيل المثال: مركز التكلفة في نظام أودو يكون باسم Analytic Accounts.

وفي هذا الجدول يعرض تفاصيل كل نظام مع مركز التكلفة.

• إضافة مركز تكلفة وظهوره في كل الشركات الفرعية: تعني أن عندما يقوم المستخدم بتعريف مركز تكلفة مرة واحدة، فأنه يتواجد في كل الشركات الفرعية.
• مراكز التكلفة الثابتة: تعني أن مراكز التكلفة ثابتة، ولا يمكنك كمستخدم إضافة مركز آخر.
• اسم مركز التكلفة: هي تسمية مركز التكلفة وعناصره على النظام المحاسبي.

ملحوظة: عند تحديث حقل 'القسم' أو 'الموقع' للموظف في نظام جسر، يتم تحديث 'مركز التكلفة' تلقائيًا ليناسب القسم/الموقع الجديد، علماً بإن هذا التحديث التلقائي ينطبق على الموظفين الذين لديهم تخصيص تكلفة واحد. لضمان دقة تخصيص التكلفة وتتبع حركة الموظفين وتبسيط معالجة كشوف الرواتب.

ملحوظة: يوفر نظام جسر للمستخدم إمكانية توزيع تكاليف الموظفين على مراكز التكلفة ويمكن للمستخدم معرفة المزيد من التفاصيل حول هذه الميزة من هنا.

 

ربط الشجرة المحاسبية:

بعد إتمام ربط مراكز التكلفة يتم الانتقال إلى الخطوة التي تليها وهي ربط شجرة حسابات النظام المحاسبي الافتراضية مع ما يقابلها من معاملات جسر المالية، وفي حال وجود شجرة حسابات خاصة لكل مركز تكلفة يمكن للمستخدم من اضافتها عن طريق (+)

للتوضيح أكثر:

عند اختيار المستخدم حساب (النظام المحاسبي) وليكن حساب "Basic Salary" عند معاملات المالية "الراتب الاساسي"، فإن كل راتب اساسي للموظفين سيظهر القيد المحاسبي الخاص بهم في النظام المحاسبي تحت حساب "Basic Salary".

ملحوظة: في حالة نسيان ربط أحد المعاملات المالية بحساب معين ستظهر هذه الرسالة للعميل عندما يقوم بتصدير القيود المحاسبية من نظام جسر إلى النظام المحاسبي لديه.

هيكلة القيد المحاسبي

في هذه الخطوة يتم تحديد طريقة عرض القيد المحاسبي (الشكل النهائي لقيود اليومية) بحيث تكون عبارة عن مجاميع أو بشكل تفصيلي لكل شركة فرعية أو لكل مركز تكلفة (إن وجد) أو على مستوى الموظف أو بناء على طريقة الدفع.

على سبيل المثال في "تجميع القيد المحاسبي": عند تحديد خيار (الشركة الفرعية) سيقوم النظام بإنشاء ملف قيد واحد لكل شركة فرعية في النظام.

كما يمكن للمستخدم في هذه الخطوة باختيار طريقة عرض الوصف الخاص بملف القيود اليومية والسطر الخاص بالقيد المحاسبي عن طريق إختيار المعلومات المطلوب ظهورها . حيث سيساعد ظهور التفاصيل في الوصف قسم المالية في التعرف وتمييز إدخالات دفتر اليومية أثناء عملية المراجعة.

ملحوظة: في حالة تفعيل "معلومات مراكز التكلفة" ستظهر معلومات مراكز التكلفة في القيد المحاسبي

وباختيار مركز تكلفة محدد، سيظهر هذا مركز التكلفة في القيد المحاسبي، وهذه الصورة للتوضيح

 

توزيع الموظفين

في هذه الخطوة بإمكان المستخدم معاينة ومراجعة الشكل النهائي لتوزيع الموظفين على الشركات الفرعية ومراكز التكلفة (إن وجدت) لغرض التأكد من عدم نسيان إضافة أحد الموظفين أثناء عملية الإعداد والربط التي تمت.

ملحوظة: لا يمكن مزامنة بيانات معلومات موظف إذا كان ليس مرتبط بالشركة الفرعية.

 

الإعدادات

في هذه الخطوة يتيح النظام للمستخدم تفعيل مزامنة معلومات الموظفين ومن خلاله سيقوم النظام بتحديث وإضافة معلومات الموظفين المتواجدين في النظام المحاسبي.
 

الفائدة من المزامنة :

• تفعيل خيار مزامنة معلومات الموظفين في حساب أودو يمكن المسؤول من الحصول على قيود يومية تفصيلية على مستوى الموظف.

• ضمان تزامن وتوحيد السجلات الخاصة بالموظفين بين النظامين.

يمكن للمستخدم اختيار طريقة قيد تسوية الإجازات وتحديد ما إذا كانت أجور الإجازات المدفوعة في التسوية تٌعامل كمصروف رواتب عادي أو مصروف إجازات.

فإذا قام المستخدم باختيار "الطريقة المعتمدة على الراتب": تُعامل مخصصات الإجازات (المستحقة للموظفين) على أنها مصروف عادي، مثل: الرواتب الشهرية.

وإذا تم اختيار "الطريقة المعتمدة على الاستحقاق": تعامل كمصروف إجازات فستخصم مباشرة من استحقاق الإجازات.

وكذلك يمكن اختيار حساب استحقاق الإجازات

1. أيام التقويم القانوني (احتساب يومي على أساس الأيام الفعلية في الشهر)

تعتمد هذه الطريقة على "أيام التقويم القانوني"، وهي نهج يحسب الفصل اليومي للراتب على أساس الأيام الفعلية في الشهر (الراتب / الأيام الفعلية).

2. شهر ثابت 30 يومًا (احتساب يومي على أساس 30 يومًا في الشهر)

تعتمد على افتراض أن "الشهر ثابت 30 يومًا" (الراتب / 30).

كيف تعمل؟ بغض النظر عن العدد الفعلي لأيام الشهر، يتم تقسيم الراتب الشهري للموظف دائمًا على 30 يومًا لتحديد قيمة الأجر اليومي. هذا يعني أن الأجر اليومي سيكون ثابتًا بغض النظر عما إذا كان الشهر 28 أو 29 أو 30 أو 31 يومًا.

تحميل القيود المحاسبية في ملف إكسل والاطلاع عليها قبل تصديرها للنظام المحاسبي

يتيح نظام جسر للمستخدمين إمكانية تحميل ملف إكسل لكل عملية يحتوي على القيود المحاسبية مباشرة من خلال النظام، ويتضمن ملف الإكسل جميع المعلومات ذات الصلة بكل قيد محاسبي

لكن يجب على المستخدم أولاً إقفال مسير الرواتب للشهر، الذي يريد أن يقوم بتحميل القيود المحاسبية الخاصة به في ملف إكسل.

فائدة هذه الخاصية للمستخدم:

1- توفير القدرة للمستخدم على مراجعة القيود اليومية بسهولة ودقة

2- التحقق من القيود المحاسبية قبل التصدير إلى النظام المحاسبي، مما يقلل من احتمال الأخطاء.

ويمكن للمستخدم الاستفادة من هذه الميزة عن طريق النقر على "القيود المحاسبية - تحميل وإرسال" في مسير الرواتب.

سيظهر للمستخدم اختيارين أما إرسال القيود المحاسبية إلى النظام المحاسبي، أو يمكنه النقر على (تحميل إكسل) ثم اختيار القيود المحاسبية المراد تحميلها في ملف إكسل

بعد اختيار القيود المحاسبية المراد إنزالها في ملف إكسل، ستظهر رسالة نجح التصدير القيود إلى ملف إكسل، وسيتم تحميل الملف في الجهاز الخاص بالمستخدم

وتظهر البيانات الخاصة بالقيود اليومية التي سيتم نقلها إلى النظام المحاسبي، وهذه البيانات الخاصة بالقيد بناءً على ما تم تحديده أثناء "هيكلة القيد المحاسبي"

أهم التحديات التي تواجه العملاء في عملية الربط المحاسبي

1- التأكد من أن جسر يدعم نظام الربط المحاسبي المستخدم من قبل العميل.

2- التأكد من أن الإصدار الخاص بالنظام متوافق مع الربط.

3- جاهزية المتطلبات اللازمة لإتمام الربط المحاسبي من قبل النظام المحاسبي الخاص بالعميل.

نصائح للتغلب على التحديات

1- يمكن للمستخدمين التعرف على الأنظمة الذي يدعمها جسر في عملية الربط المحاسبي من خلال الدخول على المتجر في النظام ثم الدخول على التطبيقات وستظهر كل الأنظمة الذي يدعمها جسر لإجراء عملية الربط المحاسبي معها.

2- يمكن الاطلاع على مزايا ربط كل نظام على حدة من خلال النقر على أيقونة النظام ومن ثم الدخول وقراءة كل مزايا الربط.

3- الاطلاع على المقالات الخاصة بالربط المحاسبي من هنا والأسئلة الأكثر شيوعاً من هنا.

4- التواصل مع الدعم الفني في حالة وجود أي عقبة، وسيقومون بتقديم المساعدة،  والإجابة على أي سؤال يخص الربط المحاسبي.

ملحوظة: يفضل أن يكون المسؤول عن عملية الربط مستخدم لديه الخبرة الكافية من الناحية المحاسبية و ذلك بهدف تحديد أفضل الحلول المناسبة للشركة، وتنفيذ الربط المحاسبي بطريقة فعالة وموثوقة.

ملحوظة: يمكن مزامنة بيانات الموظفين في بعض الأنظمة وهي: نظام أودو - نظام ساب بيزنس وان - نظام أوركال نيت سويت - نظام أوركال فيوجن - نظام مايكروسوفت MS Dynamics Finance & Operation - نظام مايكروسوفت Ms Dynamics 365 - Business Central.  

لكن توجد بعض الأنظمة لا تدعم إمكانية مزامنة بيانات الموظفين مثل: نظام قيود المحاسبي - نظام زوهو بوكس - نظام زيرو - نظام كويك بوكس.