ما هو الفرق بين عمليات الموارد البشرية اليدوية و السحابية – مركز المعرفة

توضيح الفرق بين عمليات الموارد البشرية اليدوية و السحابية ومميزات وعيوب كل نوع وكيفية إختيار النظام المناسب للمنشأة

عمليات الموارد البشرية اليدوية المعتمدة على الأوراق والطريقة التقليدية تعتبر الصورة البدائية الأولى من برامج إدارة شؤون الموظفين السحابية التي تتيح إتمام العمل باستخدام الأدوات التكنولوجية وبالاعتماد على شبكة الانترنت.

ما هي عمليات الموارد البشرية اليدوية؟

عمليات الموارد البشرية اليدوية هي الطريقة البدائية التقليدية ، حيث يجلس مسؤول شؤون الموظفين إلى جانب كومة من الورق؛ أحدها دفتر لكشف الرواتب الشهرية يكتب فيه كل الحركات الشهرية التي تأثر على المسير سواء كإضافة أو خصم ، و نماذج ورقية أخرى خاصة بطلبات الموظفين للإجازات وطلبات العمل الإضافي ، وكشوفات الحضور والإنصراف الورقية وغيرها .

وحتى التقارير يتم إعدادها بشكل يدوي غير آلي، وهو ما يكلف موظف شؤون الموظفين الكثير من الوقت والكثير الكثير من الجهد البدني والذهني. حتى الصورة الأكثر تطورًا عن عمليات شؤون الموظفين اليدوية، أقصد استخدام الاكسيل شيت لإجراء عمليات الإحتساب لأرصة الإجازات أو لمسير الرواتب والمخالصات لتسهيل العمل اليومي، تعد طرق مكلفة للوقت والجهد كذلك. وهو ما أظهر الحاجة لحلول مختلفة، تساعد في أتمتة العمل الخاص بأقسام الموارد البشرية.

مشاكل عمليات الموارد البشرية اليدوية:

لم تستحدث نسخة أحدث من عمليات الموارد البشرية اليدوية إلا لتلافي أخطاء ومشكلات العمل اليدوية التقليدية، وقد يكون الجيل الجديد من موظفين عمليات الموارد البشرية ، ليس على دراية شاملة ومران على طرق العمل اليدوية السابقة ، لذلك إليك أبرز مشاكلها:

الأخطاء الناتجة عن السهو البشري في مسير الرواتب ، مثل كتابة رقم 10 بدلًا من 100 أو تبديل أماكن الأرقام، وهو ما يؤدي في النهاية إلى نتائج ورواتب مختلفة.
عدم ضمان الحفاظ على السجلات، حيث الأوراق يمكنها أن تتلف أو تفقد بألف طريقة، لذلك يجب الاحتفاظ بنسخ من هذه السجلات إن اضطررت للعمل الورقي.
تعتبر طرق بدائية، لا تستطيع تلبية احتياجات العصر الحالي بأي شكل!
لم تعد تقرها الكثير من الحكومات، حيث فرضت أنظمة حماية الأجور الإلكترونية وألغت الاعتراف بالعمل الورقي وتسليم الرواتب بشكل نقدي أو عن طريق الشيكات.
في عصر التحول الرقمي أصبحت عمليات الموارد البشرية الروتينية مشكلة يجب التغلب عليها وتطويرها بطريقة مشروعة ومنظمة.
تصبح مجهدة أكثر وأكثر مع كبر حجم الشركة و إزدياد عدد الموظفين وتعدد الأنشطة والفروع.
يجب أن يكون مسؤول عمليات الموارد البشرية مخضرم ومن أصحاب الخبرة لكي يحسن التعامل مع الطرق البدائية التي تعتمد كليًا عليه، دون الاستعانة بالأدوات التي تيسر العمل في برامج شؤون الموظفين السحابية.
لا يعتبر متكامل ومرتب كالنظام السحابي، حيث كل نموذج أو كشف وحده وكل تقرير وحده، بينما النظام السحابي كله مرتبط ببعضه البعض.
أمان البيانات أقل من الأنظمة الرقمية.
لا يمكنك الاحتفاظ بالبيانات لسنوات طويلة، مما يعني كفاءة أقل في عمليات التدقيق والتطوير.
زيادة مصروفات الشركة نتيجة زيادة المرتبات لحاجة الشركة لأكثر من موظف عمليات موارد بشرية لإتمام العمل الذي يمكن لموظف واحد إنجازه باستخدام البرامج السحابية
جهد وتكلفة عملية المراجعة لكشوفات الرواتب والمخالصات وإحتساب عمليات الأوفرتايم وخصميات الحضور يكون أضعاف حالة العمل على النظام السحابي.
في حالة فقدان البيانات لا يمكنك استعادتها من خلال النسخة السحابية الموجودة في البرامج الخاصة بعمليات الموارد البشرية.
العمل اليدوي ممل، ويتطلب الكثير من التكرار، وهو ما يجعل طبيعة العمل صعبة ومعقدة للكثيرين، بينما الأنظمة السحابية تضيف متعة للعمل وتفتح أبواب للتعلم، وتزود موظف عمليات الموارد البشرية بأدوات تكنولوجية حديثة.

ما هي عمليات الموارد البشرية السحابية؟

عمليات الموارد البشرية السحابية يقصد بها البرامج المعتمدة على السحابة لتخزين البيانات فيها، وقد تقتصر هذه البرامج على ملفات الموظفين الرقمية فقط وقد تتوسع لتشمل إدارة مسير الرواتب وعمليات الدفع وكذلك عمليات الحضور والإنصراف وكافة مناحي العمل. ويتم ربط الأنظمة السحابية بالمنصات الحكومية للمساعدة في مزامنة البيانات، ومنع حدوث الأخطاء والإستفادة من مميزات التذكيرات بقرب إنتهاء المستندات وغيرها من الخصائص.

مميزات استخدام نظام عمليات الموارد البشرية السحابية :

مميزات استخدام نظام عمليات الموارد البشرية السحابية حقيقة لا تعد! و يمكن اعتبارها الآن، ضرورة لن يسير عملك دونها لا مجرد اختيار تترتب عليه بعض المميزات التي يمكنك فقدانها. ومن أهم هذه المميزات:

تلافي الأخطاء الناتجة عن إدخال البيانات بطريقة خاطئة، ومعالجة الأخطاء التي قد تحدث بنسبة أقل مما يحدث في حالة العمل اليدوي.
الحفاظ على السجلات مثل كشوفات الرواتب وكشوفات الحضور والإنصراف ومخالصات نهاية الخدمة، دون الخشية من فقدانها، بل ويمكن الرجوع لسجلات ومعاملات حدثت منذ سنوات.
تواكب العصر الحديث، ويمكنها اللحاق بركب التحول الرقمي، والتكامل مع أدواته.
تلبي متطلبات الحكومات مثل أنظمة حماية الأجور وغيرها.
مهما تعددت فروع الشركة وكبر حجمها، وازداد عدد موظفيها ، يسهل إدارة كل بينات موظفين الفروع من خلال نفس النظام السحابي، دون الحاجة لمزيد من الجهد والوقت.
توفير عدد كبير من الموظفين، حيث يمكن لموظف واحد إدارة جميع أنشطة الشركة الخاصة بالموظفين من خلال البرنامج السحابي، على عكس العمل بالطرق اليدوية.
يمكن لموظف موارد بشرية مبتدأ أو من لا يعملون في شؤون الموظفين بالأساس التعامل مع النظام السحابي بسهولة بعد الإنتهاء من التدرب عليه .
المزامنة مع البرامج المحاسبية وأجهزة الحضور والإنصراف وبرامج التوظيف وغيرها، وكذلك يمكن إصدار عدة تقارير في نفس الوقت دون الحجات لفترات طويلة للانتقال من مهمة لأخرى.
التكامل والترابط من أهم مميزات الأنظمة السحابية، ويمكن لموظفينك جميعهم تقديم الطلبات الخاصة بهم ومتابعة أعمالهم من خلال النظام، مع تقييد وإتاحة الصلاحيات لكل فرد بحسب دوره الوظيفي.
أمان البيانات والحفاظ عليها.
عملية المراجعة أسهل! ويمكن أن تتم في بضع ساعات.
استعادة البيانات من خلال النسخة المحفوظة على السحابة.
إمكانية متابعة العمل من أي جهاز وأي وقت وأي مكان.
المصداقية وصعوبة التدليس أو التلاعب بالبيانات، خاصة مع وجود أمور كالختم والتوقيع الإلكتروني لضمان صدق البيانات.
إعطاء مساحة أكبر للتعلم واستخدام أدوات تكنولوجية متطورة، مما يكسر حدة الملل الناتجة عن العمل التقليدي.

كيفية اختيار أفضل برنامج لإدارة عمليات الموارد البشرية سحابي مناسب لشركتك

قبل اختيار أي برنامج لإدارة عمليات الموارد البشرية ( سحابي )، قم بحصر المميزات التي تريدها في هذا النظام بشكل دقيق ( مثل سهولة الإستخدام ، المرونة في ضبط السياسات الخاصة بالمنشأة، التكامل مع الأنظمة الحكومية ، التكامل مع أجهزة البصمة، و الربط مع البرامج المحاسبية وغيرها من الأدوات التقنية المستخدمة داخل المنشأة )، وحدد ميزانيتك، ثم قم بالبحث عن الأنظمة الموجودة بالسوق والفروقات بينها، وانظر أي هذه الأنظمة أنسب لك ويطابق مواصفاتك وإحتياج منشأتك الحالي والمتوقع في المستقبل، مع مراعاة خدمات ما بعد البيع ( مثل التدريب ، والتحديثات المستمرة ، والدعم الفني الفوري ، وغيره ) لكي يحقق لك أفضل نتيجة لمنشأتك و بأقل تكلفة.