جزء أساسي في عملية التوظيف، وفي أي نظام لتتبع للمتقدمين، هو التواصل بين فريق الموارد البشرية والمرشحين للوظائف، وذلك لضمان سير جهود عملية التوظيف بسلاسة خلال مراحل التوظيف.
لهذا السبب، يجب إدارة عملية التواصل بالكامل من خلال منصة واحدة لتجنب التعقيدات التي قد تنشأ عن استخدام منصات وطرق متعددة. في "جسر"، يمكن لفرق التوظيف إدارة جميع اتصالاتهم مع المرشحين مباشرة من نظام الـ ATS، مما يبسط العملية على الأطراف المعنية.
ما طرق التواصل بين أعضاء فريق التوظيف مع المرشحين على جسر؟
- إرسال بريد إلكتروني (من خلال Google و Outlook)
- تحديد موعد (لإرسال دعوة اجتماع عبر Google Meet و Zoom)
*يرجى ملاحظة أن خاصية ارسال الدعوات متاحة من خلال Google meet و Zoom*
كيف يتم الربط بين حساباتك المختلفة وحسابك في جسر؟
- اضغط على تتبع المتقدمين> المرشحين
- اختر المرشح الذي سيتم التواصل معه
- بالضغط على علامة "البريد"، اختر "حسابات التواصل" من القائمة
- ستظهر قائمة المنصات المتاحة والتي تسمح بالربط معها (جوجل - Outlook). *الربط مع Zoom سيكون متاح عند محاولة إرسال دعوة وليس من نافذة حسابات التواصل*
- اختر الحساب الذي ترغب في ربطه من خلال الضغط على "ربط".
كيف يتم إلغاء الربط بين حساباتك الرسمية وبين حساب جسر؟
كيف ترسل بريدًا إلكترونيًا أو تحدد موعدًا مع مرشح؟
انتقل إلى تتبع المتقدمين > المرشحين، أو من صفحة الوظائف ثم اختر المرشح الذي ترغب في التواصل معه من قائمة المرشحين المتاحة. اضغط على أيقونة الظرف واختر طريقة التواصل المفضلة لديك.
يرجى ملاحظة أنه إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تستخدم فيها اختيارات التواصل مع المرشحين من خلال نظام جسر لتتبع المتقدمين، فسوف تظهر لك الدعوة التالية لربط حساباتك مع Google أو Outlook وذلك للتواصل من خلالهم مع المرشحين على جسر.
ملحوظة هامة:
لا يمكن ربط كلا من حسابي Google و Outlook في نفس الوقت، يجب ربط حساب واحد فقط مع حسابك في جسر لتتم منه المراسلات مع المرشحين.
- إرسال بريد إلكتروني
يجب على المستخدمين ملء الحقول المطلوبة في نموذج إرسال البريد الإلكتروني:
- أدخل عنوان البريد الإلكتروني للمرشح.
- أضف أي موظفين آخرين ذوي صلة بهذه المراسلة كمستقبلين للبريد الإلكتروني في خانة Cc أو Bcc.
لإكمال البريد الإلكتروني، يمكن للمرسلين الاختيار بين خيارين:
1. اختيار قالب محفوظ يحتوي على محتوى مكتوب مسبقًا لاستخدامه كبديل لكتابة بريد إلكتروني جديد من الصفر.
إذا لم تكن هناك قوالب متاحة، أو إذا كان المرسل بحاجة إلى إنشاء قالب جديد للاستخدام في المستقبل، فاتبع الخطوات التالية:
- تحت "اسم القالب"، اضغط على +إنشاء.
- سيظهر نموذج جديد يتيح للمستخدمين:
- تسمية القالب.
- تصنيف القالب.
- إدخال موضوع البريد الإلكتروني ومحتواه.
- قم بتحميل أي مرفقات ضرورية (صور، ملفات، إلخ).
- تحكم في صلاحيات عرض تفاصيل البريد الإلكتروني على النظام من خلال تحديد الأدوار أو المستخدمين الذين يمكنهم مشاهدة البريد الإلكتروني في الجدول الزمني لملف المرشح.
- تحديد موعد
في حالة الربط المسبق في خاصية إرسال البريد الإلكتروني مع Google، سيكون حسابك مرتبط مع Google أيضا في نافذة تحديد الموعد، وسيظهر زر الربط مع Zoom كإختيار إضافي.
وفي حالة مواصلة الربط مع Zoom، سيتم أيضا فتح نافذة لإكمال ربط حسابك مع Zoom على جسر.
سيحتاج المستخدمون في حالة إرسال دعوة إلى تحديد موعد لملء المعلومات التالية:
1. عنوان الموعد: سيكون هذا عنوان الدعوة المرسلة للاتصال.
2. البريد الإلكتروني للمرشح: أدخل بريد المرشح الإلكتروني.
3. الحاضرين: أضف أي مستخدمين آخرين يجب أن يحضروا هذا الاجتماع.
4. التاريخ والوقت: اختر التاريخ والوقت المناسبين للاجتماع.
5. روابط الاجتماعات:
-
- لا يوجد رابط اجتماع: إذا كان الموعد لا يتضمن اجتماعًا عبر الإنترنت (مثل، مكالمة هاتفية أو اجتماع مكتبي). وفي هذه الحالة، سيتم إرسال ايميل دعوة للمستقبل بدون رابط اجتماع، وسيكون التاريخ والوقت محددين في الايميل، ويمكن كتابة باقي التفاصيل في نص الرسالة.
- إضافة رابط اجتماع Google: سيقوم هذا الاختيار بإنشاء رابط Google Meet، والذي سيتم إرفاقه بالبريد الإلكتروني. سيتم إنشاء الاجتماع باستخدام حساب Google المتكامل مع النظام.
- إضافة رابط اجتماع Zoom: سيقوم هذا الاختيار بإنشاء رابط Zoom، والذي سيتم إرفاقه بالبريد الإلكتروني. سيتم إنشاء الاجتماع باستخدام حساب Zoom المتكامل مع النظام.
6. تفاصيل البريد الإلكتروني: يمكنك إما اختيار قالب محفوظ أو إدخال محتوى البريد الإلكتروني يدويًا.
7. تحميل: قم بإرفاق أي صور أو ملفات ضرورية.
يرجى ملاحظة أنه عند إنشاء بريد إلكتروني أو اجتماع وإرساله، ستظهر الردود أو التحديثات الخاصة بالبريد الإلكتروني في الجدول الزمني لملف المرشح، بالإضافة إلى إمكانية الوصول إلى تلك التحديثات من البريد الإلكتروني أيضا.
تعليقات
لا توجد تعليقات
الرجاء تسجيل الدخول لترك تعليق.