إدارة عمليات رحلات العمل

رحلات العمل ( الانتداب )

بعد قيام الموظف بتقديم طلب مهمة عمل ، وتحديد عدد أيام رحلة العمل ، وكذلك الوجهة في الطلب المقدم ،

و بعد الموافقة عليه من قبل الأشخاص في سلسلة الموافقات ، سيقوم النظام بإحتساب مخالصة رحلة العمل بشكل تلقائي ، وذلك بناء على السياسة التي تم إسناد الموظف عليها ، و كذلك بناء على مبلغ اليومية التي تم تعريفه بشكل مسبق ، ضمن إعدادات وسياسات رحلات العمل والوجهات التابعة لها في صفحة الإعدادات ، وكذلك أخيراً سيقوم النظام بإصدار مهمة دفع للشخص الذي تم تعيينه مسبقاً كمنفذ لمهمة الدفع لرحلة العمل ، في حال كانت عملية الدفع للمخالصة تتم خارج مسير الرواتب.

تنويه :

في حال قام الموظف بإضافة طلب تأشيرة خروج وعودة ، أو تذكرة سفر مع طلب رحلة العمل ، سيتم بشكل تلقائي إسناد المهام للأشخاص الذين تم تعيينهم من قبل مشرف النظام ، لتنفيذ مهام الإصدار والدفع ( لكل من الخروج والعودة وكذلك التذاكر ).

وبالتالي يستوجب على الشخص المعين كمسؤل عن مهمة دفع رحلة العمل ، التوجه إلى تبويب الطلبات ، ثم الإنتقال إلى تبيوب المهام ، واختيار مهمة رحلة العمل من قائمة المهام في الإنتظار ، والنقر عليها للإطلاع على تفاصيل المخالصة وإجمالي المبلغ المطلوب دفعه.

وبعد الإنتهاء من دفع مبلغ مخالصة رحلة العمل للموظف خارج نظام جسر ، يتوجب على الشخص المعين كمسؤل عن مهمة الدفع ، النقر على خيار إكمال المراجعة ، وتعيين تاريخ الدفع ، وإرفاق ما يثبت الدفع كمرفق ضمن المهمة ، ثم النقر على خيار تأكيد لتحديث حالة المهمة إلى مكتمل.

وبالتالي يمكن الإطلاع من صفحة المعاملات المالية في ملف الموظف على حالة الدفع لها.

ملاحظات :

في حال كانت سياسة الدفع أو التعويض للموظفين لطلبات مهمة العمل للمنشأة تتم ( داخل مسير الرواتب ) ، فيلزم التحقق من تاريخ الدفع المستحق ( تاريخ الاستحقاق ) لهذه المطالبة من تبويب المعاملات المالية في ملف الموظف ، لضمان نزول مبلغ المخالصة ضمن مسير الرواتب المطلوب دفعها فيه ، أو إعادة جدولتها لشهر آخر إن تطلب الأمر.

وبالتالي ستظهر قيمة مهمة العمل بشكل تلقائي داخل جدول مسير الرواتب الذي تم جدولة عملية الدفع فيه ، ضمن عمود رحلة العمل.

وبعد الإنتهاء من تأكيد مسير الرواتب ، وتأكيد تاريخ الدفع من صفحة تحويل الرواتب ، سيقوم النظام بتحديث حالة الدفع لهذه المعاملة بشكل تلقائي في تبويب المعاملات المالية ضمن ملف الموظف الشخصي.