تعريف السياسات الخاصة برحلات العمل

من المعروف أن لكل منشأة سياسة ، أو عدة سياسات خاصة بها ، فيما يتعلق برحلات العمل ( الإنتدابات ) ، سواء كانت داخل المملكة أو خارج المملكة .

أولاً: تعريف وإضافة السياسات الخاصة برحلات العمل :

من أجل الإستفادة من خاصية أتتمة عملية إحتساب مخالصات رحلات العمل أو الإنتدابات على نظام جسر ، يلزم أولا على مشرف النظام أو الشخص صاحب الصلاحية ، تعريف وإضافة سياسة المنشأة الخاصة برحلات العمل ، من خلال اتباع الخطوات التالية:

قم بالتوجه إلى صفحة الإعدادات

من القائمة الجانبية مسير الرواتب، يتم إختيار التبويب المدفوعات

قم بالانتقال الى التبويب رحلات العمل

قم بالنقر على خيار إضافة سياسة جديدة

قم بوضع إسم لهذه السياسة

قم بتحديد طريقة إحتساب مبلغ الإنتداب الخاص بالسكن أو الإقامة اليومي ، الذي سيتم صرفه للموظف ليتم الإحتساب باليوم أو بالليلة.

مع التنويه إلى أنه :

عند اختيار حساب عدد أيام الإقامة باليوم : سيكون حساب مبلغ الإقامة أو السكن الإجمالي ، مطابق لقيمة مبلغ السكن اليومي مضروباً ف عدد الأيام التي تقدم بطلبها الموظف في طلب مهمة العمل.

عند اختيار حساب عدد أيام الإقامة بالليلة : سيكون حساب مبلغ الإقامة أو السكن الإجمالي ، يشمل قيمة مبلغ السكن اليومي مضروباً ف عدد الأيام التي تقدم بطلبها الموظف بأقل بيوم واحد.

على سبيل المثال : منشأة لديها سياسة للرحلات الداخلية كالتالي :

( مبلغ الإقامة اليومية أو السكن لكل يوم 500 ريال + مبلغ وسائل النقل لكل يوم 300 ريال + مبلغ الطعام لكل يوم 200 ريال ) => الإجمالي = 1000 ريال

وقام موظف بتقديم طلب مهمة عمل لمدة 5 أيام

1- في حال كانت سياسة إحتساب عدد أيام الإقامة أو السكن باليوم فسيكون كامل مبلغ مخالصة رحلة العمل = 5000 ريال

2- في حال كانت سياسة إحتساب عدد أيام الإقامة أو السكن بالليلة فسيكون كامل مبلغ مخالصة رحلة العمل = 4500 ريال ( سيتم حساب مبلغ الإقامة اليومية لـ 4 ليال فقط وليست 5 أيام )

لأن باقي البدلات (النقل والطعام) تُحتسب حسب الأيام الكاملة، بينما السكن فقط يُحتسب بالليالي.

السكن: 4 ليالٍ × 500 ريال = 2000 ريال.
النقل والطعام: 5 أيام × (300 + 200) = 2500 ريال.
الإجمالي: 2000 + 2500 = 4500 ريال

ثانياً- تعريف وجهات السفر :

ضمن خطوات إضافة سياسة رحلة العمل التي تخص المنشأة ، يلزم تحديد وجهات السفر وتعريف المدن التي يتم انتداب الموظفين إليها بشكل كامل .

وذلك عن طريق الخيار ( وجهة ) ، ومن ثم النقر على خيار إضافة وجهة ، لإنشاء وجهة جديدة ، ثم النقر على خيار حفظ.

مع التنويه : يمكن إضافة مدن متفرقة داخل المملكة أو خارج المملكة بطريقة تفصيلية ( الرياض ، جدة ، الدمام ، دبي ، القاهرة .. إلخ )

أو استخدام الطريقة المختصرة عند إنشاء الوجهات مثل ( داخل المملكة ، خارج المملكة .. الخ )

ثالثاً- تعريف مبالغ الإنتداب اليومية لوجهات السفر :

• يلزم على مشرف النظام تعريف مبلغ الإقامة اليومية أو السكن + مبلغ وسائل النقل + مبلغ الطعام لكل يوم إن وجدت ) بحسب سياسة المنشأة ، لكل وجهة تابعة لكل سياسة ، من خلال النقر على أيقونة القلم أمام كل وجهة

تنويهات :

• في حال وجود أكثر من سياسة لدى المنشأة لمهمات العمل ( سياسة للمدراء وسياسة أخرى للموظفين ، او عدة سياسات بناء على الدرجات الوظيفية .. إلخ.

فبإمكان مشرف النظام من تعريف أكثر من سياسة عن طريق خيار ( إضافة سياسة جديدة ) ووضع اسم خاص لكل سياسة بالإضافة الى اختيار الموظفين الذين تنطبق عليهم السياسة وتعيين الوجهات ، وأخيراً تعريف مبالغ اليومية لكل وجهة.

• في حال رغبة مشرف النظام باستثناء بعض الموظفين ، بحيث يتم ( إخفاء خيار تقديم طلب رحلة عمل عنهم في تطبيق الخدمة الذاتية ) فيلزم استبعادهم من قائمة الموظفين المختارين وعدم تعيينهم على أي سياسة.