ربط الطلبات بالمهام

تعتمد المؤسسات الحديثة على الأتمتة لتعزيز الكفاءة التشغيلية، وتعد خاصية ربط الطلبات بالمهام من الحلول الفعالة التي تساهم في تسريع عمليات الموافقة والتنفيذ وتقليل الأخطاء اليدوية. تتيح هذه الخاصية تحويل الطلبات المقدمة من الموظفين إلى مهام تلقائية يتم إسنادها إلى الجهات المختصة لمعالجتها.

كيفية عمل الخاصية؟

1. تقديم الطلب: عندما يقدم الموظف طلبًا عبر النظام، مثل طلب إجازة، تصريح خروج، أو تذكرة سفر، يتم تسجيله وتوجيهه إلى الجهة المختصة للموافقة وفقًا لسلسلة الموافقات المحددة مسبقًا.

2. إنشاء المهمة تلقائيًا: بمجرد الموافقة على الطلب، يقوم النظام بإنشاء مهمة مرتبطة به تلقائيًا وإسنادها إلى المستخدمين المسؤولين عن تنفيذها.

3. إشعارات فورية: يتم إرسال إشعارات تلقائية إلى الجهات المعنية لإعلامهم بالمهمة الجديدة المرتبطة بالطلب.

4. متابعة التنفيذ: يمكن للمسؤولين تتبع حالة المهمة وتحديثها حتى اكتمالها.

5. إغلاق المهمة والطلب: عند الانتهاء من تنفيذ المهمة، يتم إغلاق الطلب تلقائيًا مع توثيق جميع الإجراءات التي تمت لضمان الشفافية وسهولة المتابعة.

كيفية ربط الطلب بالمهمة في نظام جسر

لتمكين عملية الربط، يجب أن يكون كل من الطلب والمهمة مُعرّفين مسبقًا في النظام. يمكن ربط الطلبات بالمهام سواء كانت طلبات افتراضية أو مخصصة عبر الخطوات التالية:

1. الانتقال إلى الإعدادات ثم اختيار تبويب الطلبات.

2. تحديد الطلب المطلوب ثم الانتقال إلى تبويب المهام المربوطة.

3. الضغط على إضافة مهمة ثم اختيار المهمة المناسبة من القائمة المحددة مسبقًا.

4. سيتم إسناد المهمة للطلب بنجاح، وعند الموافقة على الطلب سيتم إنشاء المهمة تلقائيًا وإشعار المستخدمين المعنيين.

بمجرد الموافقة على طلب الموظف، سيتم إنشاء المهمة تلقائيًا وإرسال إشعار عبر البريد الإلكتروني إلى الشخص المكلف بها.

يمكن للموظف إعادة إسناد المهمة إلى موظف آخر من خلال اختيار اسم من القائمة. كما يمكنه أيضًا اتخاذ إجراء الموافقة على المهمة أو رفضها.

بالضغط على "إتمام النموذج" سوف تكون الحالة "تم إكمال الطلب".