دليل المستخدم لترحيل بيانات نظام تقييم الأداء – مركز المعرفة

تطور خاصية تقييم الأداء داخل جسر:

استطاعت خاصية تقييم أداء الموظفين من العمل جنبا إلى جنب مع عملائنا لمساعدتهم في تحقيق أهدافهم الاستراتيجية من خلال التركيز على دفع أداء وسلوك الموظفين للأمام واتخاذ قرارات مبنية على بيانات دقيقة، وأوضحت الأرقام والإحصاءات اهتمام بعض الشركات بالتعرف على نظام الأداء، وتبني استخدام وتجربة الخاصية، حيث أظهرت 27% من الشركات اهتماما حقيقيا بالخاصية وقامت بتجرتبها أو التواصل مع خدمة العملاء للاستفسار عنها.

نظرا لأهميتها البالغة، يقوم فريق جسر بالمتابعة مع العملاء والتعرف على التحديات التي تواجههم أثناء استخدام تقييم الأداء على النظام وأنماط استخدامهم للمزايا داخل الخاصية للعمل على إعادة هيكلتها وتحسينها، مثل:

تقديم نظام أسهل وأوضح لتقييم الأداء، نظرًا لتطلعات بعض عملائنا فيما يخص استبدال نظام الكفاءات والأهداف بآلية أبسط تمكنّهم من تحقيق أهدافهم.
الرغبة في تقييم بعض الوظائف التي لا تتطلب إضافة أهداف وكفاءات.
الحاجة للتعديل على بعض خطوات عمليات التقييم.
التحكم في المستخدمين المتضمنين لرؤية عملية التقييم.

كل هذا التحليل والبحث في احتياجات العملاء الحقيقية كان الدافع وراءه هو العمل على تحسين الخاصية بشكل موّسع بما يتوافق مع تفضيلات العملاء ويدعم أهدافهم المختلفة، وذلك لتقديم تجربة جديدة ومطوّرة كليًا في نظام الأداء!

مع جاهزية التجربة الجديدة لنظام إدارة الأداء بشكل كامل، سنبدأ في طرح الميزة لجميع المستخدمين. لضمان سلاسة الانتقال من النظام القديم، يجب أولاً ترحيل بيانات التقييم الحالية ليتمكن المستخدمون من متابعة العمل على تقييمات موظفيهم بسهولة.

أهمية عملية ترحيل البيانات

ترحيل البيانات خطوة أساسية وهامة للعملاء الذين استخدموا بالفعل نظام الأداء وقاموا بإنشاء دورات مراجعة، وأضافوا أهداف وكفاءات وأكملوا تقييمات متعددة لموظفيهم، لأنه عند انتقالهم لإستخدام خاصية الأداء الجديدة سيتمكنوا من:

إيجاد التقييمات المنشأة لموظفيهم محفوظة ومتاحة في النظام الجديد.
الحفاظ على الوقت والجهد المستثمر في هذه التقييمات.
الاحتفاظ بسجل الموظفين فيما يخص تقييماتهم سواء التقييمات السنوية، تقييم فترة التجربة، أو أي تقييمات أخرى مما يسهم في تخصيص أفضل للموارد البشرية واتخاذ قرارات فعّالة.
التعرف على التقييم العام لكل موظف بسهولة، من خلال تاريخ تقييماته المسجّل على النظام.
تجنب تعطيل التقييم السنوي الذي يتم في نهاية العام في حالة عدم ترحيل البيانات والتقييمات القائمة بالفعل.

أثناء عملية ترحيل البيانات حرصنا على الآتي لضمان الحفاظ عليها:

إيجاد حلول متنوعة لضمان نقل بيانات الأداء بأقرب صيغة وشكل ممكنين، نظرًا لإختلاف خاصية الأداء الحالية بمكوناتها "دورات المراجعة، الأهداف، الكفاءات" وآلية التقييم بها، والمصطلحات المستخدمة بها، عن خاصية الأداء الجديدة والتي تستبدل الميزات المذكورة بـ "نموذج التقييم" وبآلية تقييم مختلفة، ومسميات مختلفة مثل " تعدى تاريخ الإنتهاء ،في الإنتظار".
الطلب من المستخدمين ادخال نفس طرق التقييم التي يتبعونها في النظام الحالي للأداء قبل الضغط على "ترحيل" وذلك لضمان أن تكون تقييماتهم المرحّلة دقيقة ومطابقة لسجل تقييماتهم الفعلي من النظام الحالي للأداء.

في حالة اختيار عدم الترحيل:

إذا كان هناك بيانات سابقة خاصة بتقييمات الأداء على النظام الحالي ستواجه خطر خسارتها، وعند بدء استخدام الميزة الجديدة للأداء لن تجد التقييمات المسجلة لموظفيك وستقوم ببدء استخدام خاصية الأداء من جديد.

كيف سيتم نقل بيانات التقييم الخاصة بالموظفين من نظام إدارة الأداء الحالي إلى التجربة الجديدة؟

- يختلف نظام إدارة الأداء الحالي عن نظام الأداء الجديد من حيث كيفية بناء المعايير التي يتم التقييم على أساسها، في النظام الحالي تعتمد التقييمات على دورات المراجعة، الأهداف، الكفاءات، وعلى تصنيفات معينة لحالات التقييمات.

لم تبدأ
لم يتم اعطائه
قيد التنفيذ
مكتملة

- أما في نظام إدارة الأداء بتجربته الجديدة، تم توحيد كل الأنواع السابقة في نموذج تقييم موحّد، وعلى تصنيفات مختلفة لحالات التقييمات.

نَشط
تحت الإنشاء
قادمة
مكتملة

- كما أن في التجربة الجديدة، نماذج التقييم تنعكس على ملف الموظف وتظهر به. أي، عند إضافة موظف إلى نموذج تقييم يتم إضافة اسم النموذج، وحالته وتفاصيله في ملف الموظف حتى يمكن تتبع أدائه من قبل المديرين والمشرفين بسهولة.

لنتعرف على الكيفية التي سيتم نقل التقييمات الحالية بها وطريقة عرضها في النظام الجديد.

حالات التقييم (نظام إدارة الأداء الحالي)	حالات التقييم الجديدة (نظام إدارة الأداء-التجربة الجديدة)	الشرح
مكتملة +وتم مشاركتها مع الموظف مكتملة+ ولم يتم مشاركتها مع الموظف	مكتمل	إذا كان تاريخ بدء التقييمات الحالية تم الوصول إليه بالفعل، ويوجد موظفون تم تقييمهم (حالة التقييم مكتملة). فسيتم تحويل هؤلاء الموظفين إلى نماذج تقييم فردية بحالة 'مكتمل'. مثال: إذا كان هناك 3 موظفين مضافين إلى دورة مراجعة، بها هدفين وكفاءة واحدة، وتم تقييمهم جميعا وحالتهم مكتملة. عند ترحيل البيانات في النظام الجديد، ستتحول دورة المراجعة إلى 3 نماذج تقييم لكل موظف منهم، وستكون حالة النماذج مكتملة. وكل نموذج تقييم سيحتوي على مجموعتين، مجموعة بإسم "أهداف" ومجموعة بإسم "كفاءات" وسيتم نقل التقييمات الحاصل عليها كل موظف كما هي سواء كانت مستوى أو نسبة مئوية.
في التقدم لم يتم اعطائه (الأهداف والكفاءات)	نَشط	إذا كان تاريخ بدء التقييمات الحالية تم الوصول إليه بالفعل، ويوجد موظفون لم يتم تقييمهم بعد (حالة التقييم ما زالت قيد التنفيذ أو لم تُمنح بعد). فسيتم تحويل هؤلاء الموظفين إلى نماذج تقييم فردية بحالة 'نَشط'. مثال: إذا كان هناك 3 موظفين مضافين إلى دورة مراجعة، بها هدفين وكفاءة واحدة، ولم يتم تقييمهم جميعا وحالتهم مازالت قيد التنفيذ. عند ترحيل البيانات في النظام الجديد، ستتحول دورة المراجعة إلى 3 نماذج تقييم لكل موظف منهم، وستكون حالة النماذج نشطة. وكل نموذج تقييم سيحتوي على مجموعتين، مجموعة بإسم "أهداف" ومجموعة بإسم "كفاءات" ليتم تقييم الموظفين بناءا عليهم فيما بعد.
لم تبدأ (مع وجود الأهداف والكفاءات مضافة)	قادمة	إذا كان تاريخ بدء التقييمات الحالية لم يتم الوصول إليه بعد. فسيتم تحويل الموظفين المضافين لدورة المراجعة إلى نماذج تقييم فردية بحالة 'قادمة'. مثال: إذا كان هناك 3 موظفين مضافين إلى دورة مراجعة، بها هدفين وكفاءة واحدة، وتاريخ بدء التقييم لم يأتي بعد . عند ترحيل البيانات في النظام الجديد، ستتحول دورة المراجعة إلى 3 نماذج تقييم لكل موظف منهم، وستكون حالة النماذج قادمة. وكل نموذج تقييم سيحتوي على مجموعتين، مجموعة بإسم "أهداف" ومجموعة بإسم "كفاءات" ليتم تقييم الموظفين بناءا عليهم فيما بعد.
لم تبدأ (مع *عدم* وجود الأهداف والكفاءات مضافة)	*لا يتم التحويل إلى أي نموذج تقييم*	إذا كان تاريخ بدء التقييمات الحالية لم يتم الوصول إليه بعد، ولكن لا يوجد أهداف أو كفاءات مضافة إلى دورة المراجعة. فلن يتم تحويل الموظفين المضافين لدورة المراجعة إلى أي نماذج تقييم في نظام الأداء الجديد. مثال: إذا كان هناك 3 موظفين مضافين إلى دورة مراجعة لم يتم إضافة أهداف أو كفاءات لها، وتاريخ بدء التقييم لم يأتي بعد . عند ترحيل البيانات في النظام الجديد، لن يتحوّل الموظفون المضافون لها إلى أي نماذج تقييم كما حدث في الأمثلة السابقة، ولن تكون بيانات هذه الدورة موجودة في إدارة الأداء الجديدة.

ملاحظات هامة:

في نظام إدارة الأداء الجديد، أنواع نماذج التقييم هي: مدة محددة، فترة العقد، فترة التجربة.

لذا، عند ترحيل بيانات دورات المراجعة من النظام الحالي، يتم تحديد نوع نموذج التقييم بناءًا على جولات المراجعة المحددة في النظام الحالي وهي:

دورات المراجعة الاعتيادية ( سنويا-نصف سنويا- ربع سنويا): تتحوّل إلى نموذج تقييم محدد المدة وتكراره كما هو (سنويا- نصف سنويا- ربع سنويا)
دورات مراجعة الفترة التحضيرية: تتحوّل إلى نموذج تقييم فترة التجربة.

إذا كانت تاريخ انتهاء دورة المراجعة قد تم تجاوزه بالفعل والدورة تحتوي على أهداف وكفاءات، ولكن يوجد موظفون مضافون لم يتم تقييمهم بعد، سيتم نقل هذه الدورة حسب عدد الموظفين لنماذج تقييم فردية لكل موظف، في قسم نماذج التقييم النشطة لكن سيضاف إليها رمز 'تعدّى تاريخ الانتهاء'.

في نظام إدارة الأداء الجديد، لن يكون هناك تقييم عام للفترة الاعتيادية وتقييم عام لفترة التجربة كما في نظام إدارة الأداء الحالي، سيكون هناك تقييم عام موّحد على مستوى نموذج التقييم. لذا، سيظهر التقييم العام للموظفين فقط في التقرير "تقرير الأداء العام". تعرّف على مزيد من التفاصيل عن استخراج التقرير.

خطوات عملية ترحيل البيانات

1- عملية التعريف بخصائص تجربة الأداء الجديدة

عند الضغط على "الأداء" من الصفحة الرئيسية، سيتم عرض خطوات تعريفية توضح المزايا الخاصة بالتجربة الجديدة للأداء. ستقوم بالضغط على "التالي" حتي تصل إلى صفحة "إعداد طرق التقييم".

2- ضبط الإعدادات الخاصة بتجربة الأداء الجديدة

في هذه الصفحة، سيسمح لك النظام بتعيين مسؤولين لدورين جديدين في إدارة نظام الأداء من الاختيارات المتاحة، وهم:

مشرف نظام الأداء
المراجع الأساسي

3- إضافة طرق التقييم

سيسمح لك النظام بإضافة آليات التقييم التي ترغب في اتباعها أثناء تقييم موظفيك عند استخدام تجربة الأداء الجديدة.

لكن، ستجد ملاحظة هامة قبل بدء إضافة آليات التقييم توضح أنه في الخطوة التالية سيكون لديك اختيار ترحيل البيانات. وفي حالة المتابعة واختيار ذلك، سيتم ربط واستخدام طرق التقييم الجديدة التي سيتم إضافتها الآن في هذه الصفحة بالتقييمات الموجودة في نظام الأداء الحالي التي سيتم ترحيلها، والتي بعد ترحيل بياناتها ستكون موجودة ومسجلة عند استخدام خاصية الأداء بتجربتها الجديدة.

للإطلاع على آليات التقييم الحالية حتى يتم التأكد من إضافتهم في هذه الصفحة بشكل متماثل، يمكن الضغط على "عرض طرق التقييم الحالية"

والتي تعرض لك نافذة تحتوي على آليات التقييم.

ماذا يعني ذلك تحديدا؟

- في نظام إدارة الأداء الحالي يوجد 4 آليات لتقييم الأداء: (تقييم الهدف، تقييم الكفاءات، التقييم العام للفترة الإعتيادية، التقييم العام لفترة التجربة). ويمكن اختيار أن يكون تقييم كلًا منهم (مستوى، أو نسبة مئوية).

لكن

- في نظام إدارة الأداء الجديد يوجد آليتان فقط للتقييم (مستوى، أو نسبة مئوية) نظرًا لأن خاصية الأداء الجديدة لا يوجد بها كفاءات أو أهداف ولكن تعتمد فقط على نموذج تقييم. وبالنسبة لطريقة التقييم العام، يتم اختيارها أيضا لتكون المستوى أو النسبة المئوية.

كما أن في نظام الأداء الجديد، يتم اختيار طريقة التقييم على مستوى مجموعة المعايير، أي عند بدء نموذج تقييم جديد وإضافة مجموعة من المعايير يسمح النظام بتحديد إذا سيتم تقييم هذه المجموعة بمستوى أو نسبة مئوية. تعرّف على مزيد من المعلومات حول كيفية إنشاء نموذج تقييم وإضافة مجموعة معايير.

لذلك، قبل القيام بترحيل البيانات، يطلب النظام من المستخدم أن يضيف آليات التقييم التي سيتم اتباعها لاحقا في نظام إدارة الأداء الجديد والتي سيتم استخدامها لترحيل بيانات التقييم الحالية:

مستوى (إعداد المستويات التي سيتم استخدامها لتقييم الموظفين)
نسبة مئوية (إعداد النسب المئوية التي سيتم استخدامها لتقييم الموظفين)
تحديد الطريقة المفضلة التي ستستخدم في طريقة التقييم العام (مستوى، أو نسبة مئوية)

ولضمان نقل بيانات التقييم بدقة والحصول على نفس نتائج التقييمات بنفس المسميات والأرقام الخاصة بالمستوى و النسب المئوية، يجب نقل آليات التقييم الحالية كما هي بدون تغيير.

مثال عملي:

إذا كانت آلية التقييم لأحد العملاء في نظام إدارة الأداء الحالي هي: مستوى للكفاءات، ونسبة مئوية للأهداف، ونسبة مئوية لكل من التقييم العام للفترة الإعتيادية وفترة التجربة.

في هذه الحالة، عند ضبط إعدادات آلية التقييم قبل الترحيل لنظام إدارة الأداء الجديدة، يجب أن يتم إضافة نفس المستويات المستخدمة للكفاءات عند إضافة آلية المستوى كما هي، على سبيل المثال: (من 1-5) و مسميات المستويات (غير مرضٍ- بحاجة إلى التطوير...إلخ).

وإضافة نفس النسب المئوية المستخدمة للأهداف والتقييمات العامة في النظام الحالي كما هي : على سبيل المثال: (0-100%) ومسميات النسب (يلبي التوقعات- جيد-إلخ...)

وعند اختيار الطريقة المفضلة للتقييم العام، سيتم اختيار الطريقة بالنسبة المئوية لتتوافق مع الآلية في النظام الحالي.

وبإتباع هذه الطريقة، إذا كان العميل لديه دورة مراجعة بجولات ربع سنوية بدأت بالفعل، ومستمرة حتى الربع الأخير من العام. وتم تقييم أحد الموظفين بها للربع الأول، وكان تقييمه بهذا الربع 90% بمسمى جيد جدًا. عند ترحيل بيانات هذا التقييم، سيظهر تقييم الموظف كما هو 90% جيد جدًا، وسيتمكن المسؤول من إكمال باقي التقييمات حتى الربع الأخير بنفس الآلية، وبالتالي يظهر التقييم الإجمالي النهائي للموظف بشكل متسق لأنه تم استخدام نفس آلية التقييم من ناحية المستويات/الأرقام والمسميات.

ماذا لو؟!

لم يتم إضافة نفس آليات التقييم المستخدمة نظام إدارة الأداء الحالي وتم إضافة آليات تقييم مختلفة (سواء مستويات، نسب مئوية، أو مسميات)، أو تم حفظ آليات التقييم المضافة من النظام في هذه الصفحة كما هي، وبعدها تم الانتقال للخطوة التالية والضغط على ترحيل!

في هذه الحالة

لن تظهر البيانات الخاصة بتقييماتك المضافة في نظام الأداء الحالي بنفس الآلية (المستويات،النسب المئوية/أو المسميات) في نظام إدارة الأداء الجديد، بل ستظهر هذه التقييمات بآلية التقييم الجديدة التي قمت بحفظها في هذه الصفحة. ولن تتمكن من العودة مرة أخرى لتغييرها لأن عملية الترحيل ستكون تمت بالفعل، وأي تحديثات في آليات التقييم من الإعدادات ستنعكس فقط على أي تقييمات جديدة وقادمة.

4- حفظ الإعدادات

بعد إدخال طرق التقييم الخاصة بك والتأكد من توافقها مع آليات التقييم المستخدمة مسبقا، يجب الضغط على حفظ

يجب حفظ كل آليات التقييم التي تم إضافتها في المستوى، النسبة المئوية، وطريقة التقييم العام.

5- بدء عملية ترحيل البيانات

بمجرد الحفظ، سيتم تفعيل زر "ابدأ الآن" والذي يؤدي إلى الصفحة التالية الخاصة بخطوة "ترحيل البيانات".

في هذه الخطوة، تظهر نافذة تلخص خطوات عملية الترحيل والمعلومات الهامة التي يجب عليك معرفتها قبل اتخاذك القرار. يجب قراءة التعليمات جيدا، ثم اختيار "أفهم وأوافق على ذلك" للتأكد من إدراك كافة تفاصيل عملية الترحيل بما فيها المزايا والمخاطر. ثم يتم تفعيل أحد الاختيارين:

1- ترحيل البيانات

2- الاستمرار بدون الترحيل

في حالة اختيار ترحيل البيانات، ستنتقل لصفحة "نماذج التقييم" في خاصية الأداء وستظهر رسالة تأكيدية بأنه "جاري ترحيل البيانات".

بعد انتهاء عملية الترحيل، ستجد جميع تقييماتك السابقة مضافة في صفحة "نماذج التقييم" داخل نظام الأداء بهذا الشكل.

في حالة اختيار عدم ترحيل البيانات، سيتم التحويل على صفحة "نماذج التقييم" في الأداء، وستكون خالية من أي بيانات لتبدأ في انشاء نماذج تقييم جديدة.