مسار العمل التلقائي – مركز المعرفة

القيمة المرجوة من هذه الخاصية:

تسهيل عمل أقسام الموارد البشرية و مشرفين النظام ، وذلك من خلال بناء مسارات العمل التلقائية للعمليات والمهام اليومية المتكررة على نظام جسر ، لكي يقوم بها النظام بشكل تلقائي بالنيابة عنهم ، لتحقيق الفائدة المرجوة من عمليات الأتمتة لنظام جسر.

تهدف هذه الخاصية إلى تحقيق كل مما يلي:

1. تقليل المهام المتكررة:
- تعمل الأتمتة على توفير الوقت من خلال التخلص من المهام الروتينية والمتكررة.
- تمكين الموظفين من التركيز على الجوانب الإستراتيجية والإبداعية في وظائفهم.
- زيادة الإنتاجية والرضاء الوظيفي.

2. تقليل التشتت:
- الأتمتة تقلل من الأخطاء اليدوية وتلغي الحاجة إلى المراقبة المستمرة.
- التقليل من الانقطاعات والمشتتات التي تعيق الإنتاجية.

3. ضمان الإتساق والإمتثال:
- الأتمتة تفرض إتساق العمليات، مما يقلل من الأخطاء.
– تضمن الإمتثال للوائح وسياسات المنشأة.

في هذا الإصدار يمكن الإستفادة من خاصية ( مسار العمل التلقائي ) للبدأ بأتمتة مهام وعمليات التواصل لكل من:

- كيفية بناء مسار عمل تلقائي:

للبدأ بإستخدام هذه الخاصية قم بإتباع الخطوات التالية:

- من القائمة الرئيسية، قم بالنقر على الأيقونة الخاصة بخاصية مسار العمل التلقائي.

- قم بالنقر على التبويب مسار العمل التلقائي.

- قم بالنقر على زر إضافة ( مسار عمل جديد ).

- قم بالإختيار من قائمة الإقتراحات المتاحة على النظام ، بحسب الإحتياج لكل من الأنواع المتاحة وهي:

الموافقة التلقائية على طلبات الموظفين الروتينية التي تتم عبر تطبيق الخدمة الذاتية.
الإجرائات الروتينية التي تتعلق بالموظف من ( إضافة موظف جديد على النظام ، إنهاء خدمات موظف ).
التذكير عند قرب إنتهاء فترة التجربة للموظفين.
المساعد الشخصي لك للتذكير بالأحداث المهمة داخل المنشأة والذكرى السنوية للموظفين.
التذكير بقرب إنتهاء مستندات الموظفين أو مستندات الشركة.

- مثال :

في حال تأخر المدراء المباشرين بالموافقة على طلبات الإجازة للموظفين، نرغب بأن يقوم النظام بالموافقة التلقائية على طلبات الإجازة المقدمة، وإنتقال الطلب إلى الموافق التالي بحسب سلسلة الموافقات التي تم بنائها بشكل مسبق لطلبات الإجازة، إذا بقيت حالة الطلب معلقة لمدة يومين من دون أي موافقة أو رفض.

لذلك سنقوم ببناء مسار العمل التلقائي لهذا الإحتياج كالتالي:

1- قم بإختيار النوع ( إرسال طلب ) من قائمة الإقتراحات المتاحة على النظام

2- قم بإضافة إسم لمسار العمل التلقائي باللغتين ، ضمن قسم ( خواص مسار العمل ).

3- قم بالنقر على علامة + لتعريف وإضافة الشرط.

4- قم بالنقر على بطاقة الشرط التي تمت إضافتها، لكي تتمكن من إضافة الشرط ضمن الجزء الخاص بتفاصيل الشرط.

5- قم بإختيار الشرط من القائمة المنسدلة ( أيام الموافقة المعلّقة ) على سبيل المثال، ضمن الجزء الخاص بتفاصيل الشرط.

6- قم بإختيار الإجراء الذي يقوم به النظام إذا تحقق الشرط ( نعم ) بالنقر على علامة + ثم إختيار إجراء.

7- قم بالنقر على بطاقة الإجراء ( إضافة عملية )، لكي تتمكن من تخصيص العملية أو الإجراء الذي يقوم به النظام ضمن الجزء الخاص بالعمليات.

8- قم بإختيار نوع العملية أو الإجراء ( الموافقة التلقائية ). ثم قم بحفظ هذا المسار، لتفعيله على النظام.

ملاحظات :

- بإمكان المستخدم من إنشاء أكثر من شرط أو إجراء ضمن مسار العمل التلقائي.

- بإمكان المستخدم من تخصيص النظام ليقوم بعمل إجراء معين إذا تحقق الشرط ( نعم ) ، والقيام بإجراء معين آخر إذا لم يتحقق الشرط ( لا ) وذلك بإستخدام الخيار ( مسار الشرط لا ).

- بإمكان المستخدم من إنشاء مسار تلقائي وحفظه في وضعية المسودة لتفعيله أو إستخدامه لاحقاً.

- بإمكان المستخدم صاحب الصلاحية من الإطلاع على جميع مسارات العمل التلقائية التي تم بنائها على النظام، وتعديلها ، أو تعطيلها أو حذفها.

- بإمكان المستخدم من تمييز الطلبات التي تمت الموافقة عليها بشكل تلقائي من قبل النظام بالعلامة الخاصة بخاصية مسار العمل التلقائي في صفحة الطلبات أو من خلال المرشحات.

- بإمكان المستخدم من الإستفادة من خاصية المهام المخصصة على النظام ، وتعريفها بشكل مسبق ، لإستخدامها ضمن خطوات تخصيص العملية أو الإجراء الذي يقوم به النظام ضمن الجزء الخاص بالعمليات.

- بإمكان المستخدم من التحكم بتفعيل وتشغيل خيار الأتمتة لمرة واحدة فقط عند إرسال البريد الإلكتروني أو الإعلان لكل من الأنواع التالية ( إرسال طلب ، قرب الذكرى السنوية ، قرب إنتهاء فترة التجربة ، قرب إنتهاء مستندات المنشأة - قرب إنتهاء مستندات الموظف ).