يعتبر ملف الموظف أكثر من مجرد سجل للبيانات الشخصية؛ إنه مصدر أساسي للمعلومات التي تدعم كل شيء بدءًا من كشوف الرواتب وحتى التخطيط الاستراتيجي. ومع ذلك، غالبًا ما تواجه فرق الموارد البشرية تحديات كبيرة في الحفاظ على دقة هذه السجلات وتحديثها، مما يؤدي إلى عمليات يدوية تستغرق وقتًا طويلاً، وعدم دقة في البيانات، وصعوبات في الامتثال.
لحل هذه المشاكل، قامت "جسر" بإطلاق تحديث شامل لملف الموظف، صُمم خصيصًا ليتحول من مجرد مستودع للبيانات إلى أداة حيوية تدعم الكفاءة التشغيلية، وتعزز الشفافية، وتضمن دقة المعلومات.
قمنا بإعادة تصميم ملف الموظف من الألف إلى الياء، مع التركيز على ثلاثة محاور رئيسية:
- إعادة الهيكلة والتصميم:
- نظرة عامة موحدة: يجمع ملف الموظف الجديد أهم المعلومات في مكان واحد، مما يسهل على المديرين وموظفي الموارد البشرية الحصول على المعلومات الأساسية بلمحة واحدة.
- تنظيم البيانات: تم إعادة ترتيب أقسام البيانات بشكل منطقي (مثل المعلومات الشخصية، معلومات التوظيف، والمعلومات المالية) لتسهيل الوصول إليها وتقليل البحث والتمرير غير الضروري.
- التكامل مع حالة الموظف: يتكيف ملف الموظف الآن ديناميكيًا مع مراحل دورة حياة الموظف (مثل فترة التجربة أو الإنهاء)، مما يعرض الإجراءات ذات الصلة تلقائيًا، مثل تحديث العقد أو بدء إجراءات الإنهاء.
- دليل الموظفين والهيكل التنظيمي:
- دليل شامل: يتيح التحديث الجديد للموظفين الوصول إلى دليل شامل للشركة، مما يسهل عليهم البحث عن زملائهم واستكشاف الهيكل التنظيمي، وسلاسل المديرين، والمرؤوسين المباشرين.
- وصول مبسط: هذه الميزة متاحة الآن على كل من الويب وتطبيق الجوال، مما يضمن وصولًا سلسًا للمعلومات من أي مكان.
- جودة البيانات والامتثال:
- مؤشرات اكتمال الملف: يمكن للشركات الآن تحديد المعايير الخاصة بها لما يعتبر "ملفًا مكتملًا". سيعرض النظام مؤشرات مرئية لتنبيه المستخدمين إلى الحقول الناقصة أو القديمة.
- سجلات التدقيق المحسّنة: تم تعزيز سجلات التدقيق لتوفير تفاصيل شاملة عن التغييرات التي تمت على بيانات الموظف، مما يضمن الشفافية ويساعد في عمليات التدقيق والامتثال.
أهم البيانات أصبحت متواجدة في ملف الموظف
- نظرة عامة متكاملة: يعرض الملف الجديد نظرة عامة موحدة تجمع المعلومات الأساسية للموظف في مكان واحد، مثل تاريخ الالتحاق، وحالته (نشط، تحت التجربة)، ومعلومات الاتصال. هذا يسهل على مسؤولي الموارد البشرية والمديرين الوصول السريع إلى البيانات الهامة.
- بطاقات معلومات منظمة: تم إعادة تنظيم المعلومات في بطاقات منفصلة وواضحة، مثل "البيانات العامة"، "العقد"، "الحضور"، و"الإجازات". هذا يجعل التنقل داخل الملف أكثر سهولة ويقلل من الحاجة إلى التمرير المطول.
- الوصول السريع للملفات: تعرض واجهة "ملف الموظف" روابط مباشرة للوثائق الهامة مثل "وثيقة المتطلبات الفنية" الخاصة بالموظف، مما يسهل على المسؤولين الوصول إليها بسرعة.
- بيانات الحضور والإجازات: تظهر بطاقة "الحضور" ملخصًا لأيام العمل، عدد الغياب، وعدد تنبيهات الحضور. كما توفر بطاقة "الإجازات" رؤية فورية للرصيد المتاح والإجازات القادمة، مما يساعد المدير على التخطيط بشكل أفضل لمهام فريقه.
- حالة المستندات المنتهية: تعرض بطاقة "الوثائق المنتهية الصلاحية" تنبيهات واضحة للمستندات الهامة التي قاربت صلاحيتها على الانتهاء، مثل جواز السفر، مما يضمن الامتثال ويمنع التأخيرات.
- الوصول إلى التفاصيل المالية: يمكن للموظفين والمسؤولين الوصول مباشرةً إلى كل تفاصيل الراتب وتتبع تغييرات الراتب، والسلف، والمعاملات المالية، وتوزيع التكاليف، مما يقلل من الاستفسارات المتكررة حول المدفوعات.
- الوصول إلى سجل الرواتب: يمكن للموظفين والمسؤولين الوصول مباشرةً إلى كشوف الرواتب الأخيرة من خلال بطاقة "الراتب"، مما يقلل من الاستفسارات المتكررة حول المدفوعات.
- الهيكل التنظيمي: توفر بطاقة "الهيكل التنظيمي" رؤية واضحة لموقع الموظف داخل الشركة، ومن هو مديره، ومن هم مرؤوسوه المباشرون. هذا يعزز الشفافية ويساعد على فهم ديناميكيات الفريق.
- السياق الفوري: تم تصميم الملف الجديد ليكون أكثر تفاعلية؛ فهو يظهر للمدير الإجراءات المطلوبة منه بناءً على حالة الموظف، مما يحول الملف من مجرد صفحة معلومات إلى منصة عمل.
تعليقات
لا توجد تعليقات
الرجاء تسجيل الدخول لترك تعليق.