القيمة المرجوة من استخدام هذه الخاصية:
تفيد هذه الخاصية جميع المسؤولين عن جدولة الدوامات فيما يتعلق بالجداول الخاصة بموظفي الدوامات المتغيرة -على وجه الخصوص- وذلك لتسهيل عملية الجدولة و للتماشي مع متطلبات السوق ومعالجة التحديات المتعلقة بجدولة الدوامات المتغيرة (غير الثابتة).
كيفية استخدام قالب الإكسل لإسناد الدوامات:
من الصفحة الرئيسية > اختر تبويب جدول الدوامات > اضغط على زر رفع الجداول و ابدأ بمشاهدة الفيديو للتعرف على كيفية استخدام قالب الإكسل.
اضغط على التالي للبدء بمرحلة التجهيز
لتلخيص الخطوات المذكورة في الفيديو، يرجى قراءة المعلومات التالية:
مرحلة التجهيز (ما قبل تحميل ملف الإكسل):
- يرجى التأكد من تعريف فترات الدوام على نظام جسر ما قبل تحميل ملف الإكسل
- يرجى التأكد من اختيار الفترة الزمنية بتحديد التواريخ من قائمة التقويم وذلك لإسناد الدوامات للموظفين خلال فترة محددة ما قبل تحميل ملف الإكسل
- اضغط على تحميل ما بعد تحديد الفترة
مرحلة إعداد القالب ( ما قبل رفع ملف الإكسل):
- يرجى التأكد من استخدام معرف الدوام (Shift ID) المضاف بقالب الإكسل تحت تبويب (Shifts)
- لاستخدام معرف الدوام، يمكنك نسخه من تبويب (Shifts)، و من ثم لصقه في الخانة الخاصة بالجدولة في تبويب (Main Shift) بجانب اسم الموظف المعني، كما و يمكن تكرار الدوام لأكثر من يوم و لأكثر من موظف من خلال لصق معرف الدوام (Shift ID) كما هو موضح في الفيديو أعلاه
- لتعيين أكثر من فترة في نفس اليوم، ستحتاج إلى إضافة فاصلة ما بينهما كما هو موضح في الصورة التالية مع الأخذ بعين الاعتبار مراعاة عدم التداخل ما بين الفترتين و ذلك بالتحقق من النافذة الزمنية لتسجيل الحضور والانصراف ، مراجعة ما إذا كان هناك أي تداخل مع اليوم التالي من خلال صفحة (Shifts) ما قبل إضافة معرف الدوام للفترة الثانية للخلية الخاصة بيوم الجدولة (إسناد الدوام)
- لتعيين أيام الراحة: يمكنك نسخ كلمة (Off) كما تظهر أمامك في الصف الإرشادي الملون بالأصفر و لصقها في خلية الأيام التي ترغب بتعيينها كأيام راحة
- تأكد من حفظ الملف ما بعد إجراء جميع التغيييرات اللازمة
مرحلة رفع القالب:
- يمكنك رفع القالب من خلال سحب و إفلات الملف في النافذة المخصصة لذلك، أو من خلال الضغط على خيار (اضغط للاختيار) لتحديد القالب من جهازك
- بمجرد ظهور علامة (صح) أعلى الملف المحدد، يمكنك التأكد بأنه تم تحديد الملف بنجاح
- اضغط بعد ذلك على (حفظ مسودة)
- ستظهر لك مجموعة من التحذيرات التي تتعلق بعملية الإسناد هذه كما يظهر في الصورة التالية، يرجى قراءتها بعناية ما قبل الضغط على خيار (التأكيد و الرفع)
- كما و يمكنك التراجع عن هذه الخطوة بالضغط على (إلغاء)
مرحلة المراجعة ( ما بعد رفع القالب):
- قد تتطلب معالجة الملف بعض الوقت للتحقق من صحة البيانات المرفوعة
- يمكنك إغلاق النافذة الخاصة بالمعالجة و استكمال عملك على النظام بشكل طبيعي حيث أنه سيصلك إشعار بمجرد اكتمال عملية الرفع والذي سيكون ضمن إحدى الحالات التالية:
١. اكتمل الرفع: يقصد بها أن جميع السجلات المرفوعة على النظام تم رفعها بنجاح دون وجود أي خطأ. لاستكمال عملية إسناد الدوامات، يمكنك الضغط على زر (اكتمل الرفع)، ومن ثم الضغط على كلمة (تطبيق) من بعد مراجعة كافة البيانات المتعلقة بعملية الإسناد سواء كانت فترة الجدول أو عدد الموظفين في الملف
٢. تم التحديث جزئيا: و يقصد بها وجود بعض الأخطاء في الملف والتي يمكنك الاطلاع عليها بالضغط على الزر نفسه ـالزر الذي تظهر عليه الحالة
- بمجرد الضغط على الزر، يمكنك الاطلاع على عدد السجلات التي تم رفعها بنجاح و عدد السجلات المرفوضة كذلك
- يمكنك تنزيل الجداول المرفوضة بالضغط على زر (تنزيل الجداول المرفوضة) والذي يمكنك من خلاله تتبع رسالة الخطأ والتي ستظهر بجانب الخلية الملونة باللون الأحمر. كما و يمكنك التعديل على الخطأ من نفس الملف الخاص بالجداول المرفوضة و حفظه باسم جديد لمعرفة (الملف المعدل)
- يمكنك الضغط بعدها على زر رفع الملف بعد التصحيح لرفع الملف مرة أخرى
٣. فشل التحميل: في حال وجود مشكلة في جميع السجلات
ملاحظة: هذه العملية تتعلق فقط بإسناد الدوامات. لنشر الدوامات، يرجى اتباع التعليمات المذكورة في المقال التالي:
تعليقات
لا توجد تعليقات
الرجاء تسجيل الدخول لترك تعليق.