إدارة العهد المضافة للموظفين – مركز المعرفة

يمكن للمشرف أو أي شخص لديه الصلاحية لإدارة العهد الخاصة بالمنشأة أن يقوم بالإدارة والتحكم في العهد من خلال قسم الموظفين > العهد"

من خلال هذه الصفحة يمكن إضافة وإدارة جميع أنواع العهد العينية الخاصة بالمنشأة كالتالي :

1- إضافة العهد على النظام :

يتيح نظام جسر إمكانية إضافة العهد الخاصة بالمنشأة عن طريق أحد الطرق التالية :

إضافة بشكل يدوي عن طريق الزر ( عهدة جديدة ).
إضافة العهد باستخدام خيار التحميل الجماعي عبر قالب العهد الخاص بجسر.

- عند الضغط على زر (تحميل القائمة)، إذا كنت قد قمت مسبقًا بتحميل قائمة عهد، فسيتم تنزيلها على جهازك لتتمكن من تعديلها أو إضافة عهد جديدة إليها.
- أما إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تستخدم فيها قالب العهد، فيمكنك الضغط على "رفع العهد" لتنزيل القالب، تعبئته، ومن ثم رفعه مرة أخرى.

يرجى ملاحظة أنه عند إضافة عهدة جديدة، سواء بشكل فردي أو عبر التحميل الجماعي من قائمة، يجب إضافة "رقم تسلسلي" مميز لكل عهدة. حتى إذا لم يكن لدى العهدة رقم تسلسلي محدد أو واجه المستخدم صعوبة في تحديده، يجب على المشرف/المستخدم إنشاء رقم تسلسلي مميز لهذه العهدة وإضافته. من المهم التأكد من أن هذا الرقم التسلسلي غير مكرر لأي عهدة أخرى على النظام، لتجنب أي مشكلات قد تنتج عن تكرار وجود نفس العهدة عدة مرات على النظام.

بعد الإنتهاء من إضافة العهد بأحد الطريقتين ، ستكون حالة العهدة ( متاحة )

2- إسناد العهد للموظفين :

في حال كانت حالة العهدة ( متاحة ) يمكن إسناد العهدة لموظف من خلال إختيار العهدة المطلوب إسنادها والضغط على خيار ( إسناد ) > إختيار الموظف > إدخال تاريخ الإستلام

وبالتالي ستتحول الحالة للعهدة إلى ( في عهدة الموظف )

كما يمكن أيضاُ إسناد أي عهدة لموظف من ملفه الشخصي ( تبويب العهد )

ملاحظة هامة: عند إسناد العهدة إلى موظف باستخدام قالب الإكسيل، يُرجى التأكد من اختيار اسم الموظف من القائمة مباشرة. إدخال اسم الموظف أو رقمه التعريفي يدويًا في الحقل قد يؤدي إلى فشل عملية الإسناد.

3- تعديل تفاصيل العهد :

يتيح نظام جسر إمكانية تصحيح أو تعديل تفاصيل العهدة ، وذلك من خلال الضغط على العهدة ، ومن القائمة الجانبية قم بالضغط على زر ( تعديل ) > قم بإجراء التعديلات المطلوبة > قم بالضغط على زر ( حفظ التغييرات ).

ملاحظة هامة:
يمكن تعديل الرقم التسلسلي مباشرة من واجهة النظام، حيث يتم تحديثه تلقائيًا وفورًا، أو من خلال ملف الإكسيل عن طريق إضافة عنصر جديد بالرقم الجديد وحذف العنصر القديم.

في حال إدخال عهدة بدون رقم تسلسلي أو تكرار الرقم التسلسلي لعهدة مختلفة، سيعرض النظام الرسالة التالية في أعلى الصفحة.

قم بالضغط على زر مراجعة.

عند الضغط على زر "مراجعة"، ستظهر قائمة بالعُهد التي بدون رقم تسلسلي أو تحتوي على رقم تسلسلي مكرر. يجب على المستخدم الضغط على زر "تعديل" لإدخال رقم تسلسلي مميز لكل عهدة، ثم حفظ التغييرات.

يتم تكرار هذه الخطوات أيضًا للعهد المرتبطة برقم تسلسلي مكرر.

4- إلغاء تخصيص العهدة :

في حال وجود عهدة مسندة لموظف ، يمكن لمشرف النظام أو الشخص المسؤول عن إدارة العهد من إلغاء التخصيص للعهدة التي بحوزة الموظف من خلال الضغط على خيار ( إلغاء التخصيص ) ، وإدخال تاريخ الإخلاء > ثم الضغط على زر ( إخلاء العهدة)

كما يمكن أيضاُ إخلاء أي عهدة لموظف من ملفه الشخصي ( تبويب العهد ).

5- تغيير حالة العهدة :

يتيح نظام جسر إمكانية تحديث حالة العهدة ( المتاحة ) إلى أحد الحالات التالية : ( تالفة ، في الصيانة ، مؤرشفة ) ، وذلك من خلال الضغط على العهدة المراد تحديث حالتها ، ومن القائمة الجانبية قم بالضغط على ( ... ) ثم إختر الحالة المطلوبة.

وبالتالي سيقوم النظام بتحديث الحالة للعهدة بناء على ما تم إختياره

كما يمكن إعادة تحديث الحالة للعهدة إلى ( متاحة ) أيضاً .

6- سجل العهد :

يتيح النظام إمكانية الإطلاع على جميع التفاصيل أو سجلات التغييرات التي تمت على العهدة من خلال الضغط على العهدة نفسها ، ومن ثم إختيار التبويب ( سجل العهدة ).

7- حذف العهد :

يتيح نظام جسر إمكانية حذف العهدة ( المتاحة ) ، وذلك من خلال الضغط على العهدة المراد حذفها ، ومن القائمة الجانبية قم بالنقر على ( ... ) ثم إختر حذف.

8- صلاحيات العهد :

لتعريف أنواع عهد جديدة على النظام من صفحة الإعدادات ، يلزم أن يكون الشخص لديه صلاحيات إعدادات ملف الموظف ( ضمن ملف الموظف ).

لإدارة جميع عمليات العهد من الصفحة الخاصة بالعهد على النظام ، يلزم أن يكون الشخص لديه صلاحيات ( إدارة العهد - للكل ) ( ضمن ملف الموظف ).

ملاحظات :

لايمكن إسناد عهدة حالتها ( صيانة ، تالفة ، مؤرشفة ) إلى أي موظف .

لايمكن إسناد عهدة إلى موظف آخر في حال كانت مسندة لموظف بشكل مسبق .
لا يمكن حذف عهدة مسندة إلى موظف ( حالتها في عهدة الموظف ).