مشاكل جدولة الدوام تعد من أعلى مسببات الانزعاج الوظيفي، وهي تضر بكل من المشرف وأعضاء الفريق. وتتسبب مشاكل الجدولة بكثير من الاستقالات في القطاعات عالية التشغيل مثل قطاع المطاعم والمقاهي، والقطاع الصحي، والبيع بالتجزئة.
تضيف التحسينات الجديدة لإدارة الحضور والانصراف على جسر مرونة وكفاءة ودقة أعلى لكل ما يخص جدولة الدوامات ومتابعة الحضور والانصراف للموظفين، وحرصنا على أن تكون هذه المزايا بما يحتاجه عملاؤنا؛ لكون إدارة الحضور والانصراف على جسر من أكثر الخصائص المستخدمة والتي يعتمد عليها في جدولة الدوامات واحتساب الإضافات والخصومات التلقائية لمسير الرواتب.
في هذه المقالة سنتحدث عن :
-
تغييرات جوهرية تحتاج لمعرفتها
-
تحديد نوع جدول الموظف، دوام ثابت أو متغير بحسب طبيعة العمل
-
آلية تسجيل الحضور والانصراف ستغني عن نوع الدوام
-
النوافذ الزمنية بدل حد نهاية اليوم
-
»طلب «تصحيح بصمة» بدل طلب «نسيان بصمة
-
تحسين آلية تحديد جسر لكون الموظف غائب أو حاضر
-
تمكين الموظف من استعراض جدول دواماته
-
-
ما تحتاج لمعرفته لتجنب المشاكل مستقبلًا
تغييرات جوهرية تحتاج لمعرفتها
تحديد نوع جدول الموظف، دوام ثابت أو متغير بحسب طبيعة العمل
يمكنك تحديد طبيعة جدول الدوام لكل موظف في الفريق، والاختيار ما بين دوام ثابت أو متغير، ليسهل عليك تحديد فترات الدوام في جدولة الدوامات. سابقًا كان جسر يعرّف دوام افتراضي لكل الموظفين، مما يصعّب مهمة تعريف فترات العمل وإسنادها للموظفين. أما الآن فلن تواجه هذه المشكلة عند جدولة الدوامات؛ فلن يسند أي دوام للموظف إلا باختيارك.
➡️ عند إسناد موظف لجدول دوام ثابت، سيكرر جسر هذا الجدول لكل الأسابيع القادمة. والموظف غير المسند لدوام ثابت (دوام متغير)، فسيكون جدوله فارغًا ما لم يسند له دوام أو تحدد له فترة راحة في جدول الدوامات.
النوافذ الزمنية بدل «أقصى مدة» لحد نهاية اليوم
فهمك لهذه الفقرة سيؤثر كثيرًا بإدارتك للحضور والانصراف
أحد إعدادات الدوام السابقة في جسر كانت تسمى «أقصى مدة للدوام» وهي أقصى مدة يمكن اعتبار البصمات المسجلة فيها أنها تابعة للدوام السابق. تسبب هذه الخاصية مشكلة عند تسجيل الموظف لبصمة في وقت غير متوقع، والكثير من الأخطاء التي حدثت بسبب هذه الخاصية.
مثال ١: الموظف نسي بصمة الحضور ولكنه سجل بصمة الانصراف في نهاية فترة الدوام. كان جسر يعتبر بصمة الانصراف هي بصمة الحضور لأنها أول بصمة مسجلة، ويعتبر بصمة الانصراف مفقودة
مثال ٢: يسجل الموظف انصرافه بنهاية الدوام في«أقصى مدة» ولم يعتبرها جسر بصمة انصراف، بل أصبحت بصمة الحضور لدوام اليوم التالي، وعند حضور الموظف لهذا اليوم اعتبرت بصمة حضوره بصمة انصراف.ولمعرفتنا بالمشاكل التي سببتها هذه الخاصية، استبدلناها بمفهوم أوسع وأشمل ليغطي حالات دقيقة ومنطقية لعملائنا، وعرّفنا هذا المفهوم بـ«النوافذ الزمنية» لتسجيل الحضور والانصراف
➡️ «النافذة الزمنية» ستسمح لك بتحديد آليات دقيقة لأوقات تسجيل الحضور والانصراف، لتتمكن من التحكّم بنتائج سجلات الحضور والانصراف بحسب سياسة المنشأة وطبيعة فترة الدوام لكل موظف وتحديد السجلات التي تحتاج للمعالجة من المسؤولين دون أن يتعامل معها جسر تلقائيًا مثل باقي السجلات لتمر في سلسلة الموافقات أو تعدل يدويًا.
إعدادات فترة الدوام ستغني عن « نوع الدوام »
تجربة قوالب الدوامات السابقة في جسر كانت معقدة، ولا تسهل لك تحديد احتياجاتك في تعريف فترة الدوام. وتتراكم قوالب الدوامات لدى الكثيرين لتشابهها وصعوبة التفريق بينها ومتابعة التغيرات فيها.
يمكنك الآن جدولة فترتي دوام بمرونة مختلفة لكل فترة، وإعفاء الموظف من بصمة الانصراف واستعراض إعدادات فترات الدوام في مكان واحد.
➡️ تحسينات صغيرة بتأثيرات كبيرة
-
المرونة والإعفاء من بصمة الانصراف أصبحت جزءًا من إعدادات فترة الدوام، ولن تحتاج لإنشاء دوام خاص بالمرونة أو الإعفاء.
-
الدوام المقسم لم يعد نوع دوام، يمكنك دمج فترتي دوام لأي موظف في جدول الدوامات، وستحافظ كل فترة على إعداداتها.
طلب « نسيان بصمة » أصبح طلب « تصحيح بصمة »
مصطلح «نسيان بصمة» لا يوضح المعنى المقصود لوصف الحدث، فكثير من البصمات “المنسية” هي بصمات معالجة بطريقة خاطئة. لذلك قمنا بعدة تحسينات فيما يخص تعديل البصمات المسجلة:
-
غيرنا تسمية طلب نسيان بصمة إلى طلب تصحيح بصمة. وسينعكس هذا التغيير على جميع الطلبات لديك لتأخذ جميع طلبات نسيان البصمة مسماها الجديد.
-
يمكنك للموظف طلب تصحيح بصمة الحضور وبصمة الانصراف في طلب واحد.
-
يمكن للموظف طلب تصحيح بصمة للبصمات المسجلة، ليشمل هذا الطلب البصمات غير المسجلة والمسجلة أيضًا.
تمكين الموظف من استعراض جدول دواماته
-
سيتمكن الموظف من رؤية الدوامات المنشورة له في جدول الدوامات.
-
سيتمكن الموظفين من رؤية الأيام غير المجدولة، وتشمل هذه الأيام الأيام غير المجدولة قبل النشر.
-
تأكد من التنسيق مع الموظفين قبل نشر الدوامات لهم.
ما تحتاج لمعرفته لتجنب المشاكل مستقبلًا
الإعدادات
-
تعرف على مفهوم النوافذ الزمنية وتطبيقاته
-
رتّب فترات الدوام المعرفة (ننصح بمراجعة الفترات وحذف الزائد منها).
-
حدد أنواع جداول الموظفين (ثابت أو متغيّر).
جدولة الدوامات
-
تعرف على تأثير الأيام غير المجدولة على الحضور والانصراف
-
خطط لجدول الدوامات.
-
حدّث الجدول بعد كل تغيير.
تعليقات
لا توجد تعليقات
الرجاء تسجيل الدخول لترك تعليق.