كيفية إعداد سياسات المطالبات المالية في جسر
ميزة إعداد سياسات المطالبات المالية في جسر تتيح للمسؤولين وضع القواعد والسيطرة على نفقات الموظفين بطريقة موحّدة وسهلة.
من خلال هذه السياسات يمكن للشركة:
التحكم في المصروفات.
ضمان الامتثال للوائح الداخلية.
تبسيط عمليات الموافقات.
ما يمكن للمسؤول القيام به:
✅ إنشاء سياسات جديدة مخصّصة للموظفين أو الأقسام أو المجموعات.
✅ تحديد حدود للمعاملات ومتطلبات المرفقات (مثل الإيصالات).
✅ إعداد مسارات الموافقة: افتراضية، مخصّصة، أو حسب التصنيف.
✅ تعديل السياسات القائمة ومتابعة المخالفات لحظيًا.
1. الوصول إلى السياسات
من القائمة: إدارة النفقات→ الإعدادات → إنشاء سياسات مصروفات
ستجد جميع السياسات المضافة مسبقًا مع خيار إنشاء سياسة جديدة.
2. تفاصيل السياسة
عند الإنشاء، أدخل المعلومات الأساسية:
اسم السياسة: مثال: سياسة تعويض المصروفات.
تُطبّق على: جميع الموظفين، مستخدمين محددين، مجموعات، أو أقسام.
تاريخ بدء السياسة: اليوم أو تاريخ مستقبلي فقط (لا يمكن اختيار تاريخ سابق).
3. شروط السياسة
أ) متطلبات التقديم
إلزامية إرفاق الإيصال.
إلزامية كتابة ملاحظة قصيرة لسبب الصرف.
منع المطالبات من الموظفين تحت التجربة.
ب) حدود المعاملات
وضع حد أقصى لكل معاملة.
في حالة تخطي الحد الأقصى للمعاملة الواحدة، يقوم النظام باتخاذ الإجراءات التالية:
تحذيري → يستكمل المطالبة مع وضع تنبيه فقط.
مانع → يمنع استكمال المطالبة نهائيًا.
ج) سلسلة الموافقة الافتراضية
افتراضيًا: مدير الفريق → مدير المالية.
يمكن التعديل وإضافة:
مدير الفريق
المدير المباشر
مدير المالية
رئيس المالية
رئيس المنشأة
موافقة تلقائية (في حال اختيارها صراحة).
💡 ملاحظة: يمكن تجاوز هذا المسار عبر مسارات مخصّصة أو قواعد خاصة بالفئات.
د) سلسلة الموافقات المخصّصة
إنشاء قواعد موافقة حسب نطاق المبالغ.
تبدأ القاعدة الأولى من 0 – 100 ريال.
عند إضافة قاعدة جديدة يبدأ النطاق التالي تلقائيًا من 101 ريال.
4. تصنيفات المصروفات
يمكن للشركة إعداد سياسات إنفاق مختلفة حسب تصنيف الصرف، والمقصود بالتصنيف هنا نوع المكان أو الخدمة التي يتم الصرف فيها، مثل: المطاعم، المواصلات، الفنادق، وغيرها.
تفعيل أو إيقاف فئة محددة
وضع حدود إنفاق خاصة.
فرض مرفقات محددة.
تحديد سلسلة موافقة مخصصة.
هذه القواعد لها أولوية أعلى من السياسة العامة.
تعليقات
لا توجد تعليقات
الرجاء تسجيل الدخول لترك تعليق.